Was ist das Ziel von Compliance?

Compliance ist für den ordentlichen Kaufmann eigentlich eine Selbstverständlichkeit. In jedem Unternehmen und in jeder Verwaltung sind normalerweise entsprechende Prozesse implementiert. Allerdings ist die Durchführung meist manuell und damit zeitaufwändig und ressourcenintensiv. Insbesondere mangelt es häufig an einer durchgängigen Dokumentation sowie an einer geregelten und kontinuierlichen Überwachung.

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Compliance umfasst alle Maßnahmen, die dazu beitragen, dass ein Unternehmen sich »regelkonform« verhält. Die Aufgabe von Compliance ist es, das Unternehmen vor Fehlverhalten zu bewahren.

Compliance wird immer wichtiger, denn die Risiken haben zugenommen: Zum einen ist die Fülle von Gesetzen und Vorschriften, branchenspezifischen Normen und ethischen Ansprüchen für Unternehmen schwer überschaubar. Zum anderen kann Fehlverhalten durch die digitalen Kommunikationskanäle in kürzester Zeit öffentlich werden und dadurch das Image schädigen. Hinzu kommt ein finanzieller Schaden, der gerade kleinere und mittelständische Unternehmen vor existenzielle Sorgen stellen kann.

Kodex für deutsche Unternehmensführung

Der Begriff Compliance leitet sich aus dem englischen »to comply [with]« ab, was »einhalten«, »befolgen«, aber auch »sich unterwerfen« und »sich fügen« bedeutet. In Deutschland gibt es keine allgemein gültige Definition für Compliance, jedoch erläutert die Neufassung des Deutschen Corporate Governance Kodex von 2007 den Begriff erstmalig: »Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance).« (Ziffer 4.1.3)

Compliance umschreibt also die Übereinstimmung des wirtschaftlichen Handelns mit den geltenden Gesetzen, Normen und Richtlinien. Vor diesem Hintergrund soll der Bereich Compliance sicherstellen, dass das Unternehmen alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen, das Prinzip einer guten Unternehmensführung (Good Governance), allgemeine ethische Normen sowie unternehmenseigene Regeln einhält.

Auch wenn die Compliance-Konformität rechtlich nur im Aktiengesetz verankert ist, gilt der Deutsche Corporate Governance Kodex als die wichtigste Grundlage ethischen Handelns: Eine Vielzahl der Unternehmen hat sich freiwillig dazu verpflichtet, nach dem Kodex zu handeln.

Aufgaben

Ziele und Aufgaben

Das Management ist für das rechtmäßige Verhalten des Unternehmens verantwortlich, jedoch gibt es in großen Konzernen oder spezialisierten Unternehmen bereits eigene Compliance-Abteilungen. Hier kümmern sich Mitarbeiter darum, Schaden- und Haftungsfälle zu vermeiden bzw. aufzudecken sowie im Fall von Verstößen eine angemessene Reaktion einzuleiten. Um dieser Anforderung gerecht zu werden, haben viele Unternehmensleitungen zusätzlich ein Compliance-Management-System (CMS) eingeführt, das Gesetzes- und Regelverstöße von Mitarbeitern der Gesellschaft verhindern bzw. aufdecken soll.

Compliance-Maßnahmen haben je nach Unternehmensgröße keineswegs nur finanzielle Gründe, vielmehr haben Verstöße potenziell große Öffentlichkeitswirkung, sodass oftmals vor allem die Rufschädigung durch Fehltritte befürchtet wird.

Zur Entstehungsgeschichte

Konkret entwickelt hat sich Compliance basierend auf Entwicklungen in den USA. Im Rahmen der Finanzkrise kam es dort in den 1980er-Jahren zu zahlreichen Gesetzesbrüchen durch Mitarbeiter (beispielsweise im Insiderhandel), die eine Reihe von Entwicklungen in Gang setzten. Dazu gehörte der Comprehensive Crime Control Act of 1984, in dessen Folge immer mehr Unternehmen interne Kontrollsysteme einführten, die im Fall von Verstößen zu einem milderen Strafmaß führten. Hier wurde der Grundstein für modernes Compliance Management gelegt.

Die Entwicklungen in den USA veranlassten auch deutsche Unternehmen, die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien organisatorisch zu beaufsichtigen. Wegweisend sind in diesem Zusammenhang die Standards guter Unternehmensführung im Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) aus dem Jahr 2002, die im Wesentlichen bis heute gültig sind.

BaFin, Europäisches Corporate Governance-Forum und IDW

Seit ihrer Gründung im Mai 2002 verlangt die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) von Banken, Finanzdienstleistern, Versicherungen und Investmentgesellschaften spezielle Vorkehrungen (MaRisk und MaComp). Auch wenn diese Anforderungen nur für bestimmte Unternehmen gelten, haben die Rundschreiben der BaFin auch für etliche weitere Betriebe eine Leitbildfunktion.

Das von der EU-Kommission eingerichtete »Europäische Corporate Governance-Forum« hat 2011 außerdem ein Grünbuch zur Corporate Governance herausgegeben. Ebenfalls 2011 hat das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) Grundsätze veröffentlicht (IDW PS 980), aus denen sich Anforderungen an ein allgemein anerkanntes Compliance-Management-System ergeben. Das IDW hat damit die Ausgangspunkte für die freiwillige Prüfung eines CMS festgelegt.

Neue Organisationen und Social Media

In den vergangenen Jahren wurden mehrere deutsche Organisationen gegründet, die das Ziel verfolgen, Standards für Compliance sowie die Professionalisierung und Qualifizierung von Compliance-Beauftragten zu definieren: das Deutsche Institut für Compliance (DICO), der Berufsverband der Compliance Manager (BCM) und der Bundesverband Deutscher Compliance Officer (BDCO).

Daneben haben die sozialen Medien zur Sensibilisierung von Unternehmen für Compliance-Themen beigetragen. Denn über digitale Kommunikationswege wird Fehlverhalten heute nicht nur rapide, sondern auch über Landesgrenzen hinaus öffentlich. Neben den Haftungs- und Schadenersatzforderungen können sie das Image der betroffenen Unternehmen und das Vertrauen von Partnern, Investoren und Mitarbeitern nachhaltig schädigen.

Das Thema Compliance hat trotz Bemühungen in der Vergangenheit erst zu Beginn des 21. Jahrhunderts Fahrt aufgenommen. Inzwischen ist es in nahezu allen Unternehmen präsent und wird öffentlich viel diskutiert. Das liegt auch an der wachsenden Zahl und Komplexität von Gesetzen, Normen und Verordnungen, an die Unternehmen sich halten müssen. Es ist also davon auszugehen, dass die Bedeutung von Compliance in Unternehmen hoch bleibt oder sogar weiterwächst.

Rechtsbereiche

Gesetzliche Regelungen der Compliance

In einigen Ländern sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, ein Compliance-Programm zu etablieren — so gibt es zum Beispiel den »Foreign Corrupt Practices Act« in den USA oder den »Bribery Act« im Vereinigten Königreich. In Deutschland hingegen ist Compliance — außer für Aktiengesellschaften — nicht gesetzlich geregelt. Vielmehr werden darunter sämtliche Vorschriften verstanden, die für ein regelkonformes Verhalten aller Mitarbeiter sorgen sollen. Dazu gehören folgende Bereiche:

• Strafrecht: Diebstahl, Erpressung, Betrug, Untreue, Straftaten gegen den Wettbewerb
• Arbeitsrecht: Arbeitszeiten, Einhaltung von Tarifverträgen, Datenschutz, Diskriminierung, Mitarbeiterentsendung, Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz
• Öffentliches Recht: Betriebsgenehmigungen
• Steuerrecht: zeitgerechte Abgabe, Spenden, Verhinderung von Steuerhinterziehung und Schwarzarbeit
• Sozialversicherungsrecht: Vermeidung von Scheinselbständigkeit, Meldepflichten für Sozialversicherungen etc.

Gerade der Bereich »Tax Compliance« hat in den vergangenen Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Auch das Bundesministerium für Finanzen hat sich in einem Schreiben vom 23.05.2016 zum Thema »Berichtigung von Steuererklärungen« geäußert. Hier ging es darum, dass die Finanzbehörde im Einzelfall zu prüfen habe, ob der etwaige Fehler versehentlich erfolgte, vorsätzlich geschah oder billigend in Kauf genommen wurde. Dazu hieß es unter anderem: Überprüft ein Unternehmen seine steuerlichen Verpflichtungen durch ein betriebliches Kontrollsystem, deute das darauf hin, dass ein Fehler in einer Steuererklärung weder vorsätzlich noch leichtfertig verursacht wurde.

Abgrenzung

Berührungspunkte mit anderen Abteilungen

Corporate Governance

Auch wenn es keine einheitlichen Definitionen für »Compliance« und »Corporate Governance« gibt, ist es sinnvoll, die Begriffe voneinander abzugrenzen. Denn heutzutage werden sie manchmal im selben Kontext oder sogar synonym verwendet.

Laut Gabler Wirtschaftslexikon bezeichnet Corporate Governance »den rechtlichen und faktischen Ordnungsrahmen für die Leitung und Überwachung eines Unternehmens«. In einem Forschungspapier im Rahmen des Projekts »Leitlinien für das Management von Organisations- und Aufsichtspflichten« definiert das Konstanz Institut für Corporate Governance den Begriff als »verantwortungsvolle Unternehmensführung mit dem Ziel der Wahrung und des Managements legitimer Interessen alle relevanten Stakeholder«. Das beinhalte sowohl legales Handeln des Unternehmens und seiner Mitarbeiter als auch die Übernahme gesellschaftlicher und ökologischer Verantwortung für die unternehmerischen Entscheidungen und Handlungen.

Corporate Governance wird in der Regel dann als »gut« bezeichnet, wenn die Unternehmensleitung funktionsfähig ist, angemessen mit Risiken umgeht, transparent kommuniziert und die Interessen ihrer Stakeholder wahrt. Es geht also um die verantwortungsvolle Führung eines Unternehmens, die die Einhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen sowie ethischer Standards selbstverständlich einschließt. Da diese Aspekte im Bereich Compliance angesiedelt sind, lässt sich Compliance auch als Teil der Corporate Governance bezeichnen.

IT-gestützte Compliance und IT-Compliance

Die IT-gestützte Compliance bezeichnet eine sogenannte Compliance-Software-Lösung, die den oder die Compliance-Verantwortlichen bei seiner Arbeit unterstützt. So kann im Rahmen der Software beispielsweise für jeden Mitarbeiter ein eigenes Profil angelegt und bei Bedarf — zum Beispiel bei einem Positions- oder Abteilungswechsel — flexibel mit neuen Regeln oder Verantwortlichkeiten versehen werden. Auch kann die Software darüber Auskunft geben, wer welche Regeln gelesen oder Schulungen absolviert hat, und an Termine erinnern.

Sie erleichtert außerdem die Dokumentation der Prozesse und Prüfungen deutlich. Im Gegensatz dazu ist die IT-Compliance als ein Teilbereich der Compliance dafür zuständig, für die Einhaltung der gesetzlichen, unternehmensinternen und vertraglichen Regelungen im Bereich der IT-Landschaft zu sorgen. Zur den wesentlichen Compliance-Anforderungen in der IT gehören Informationssicherheit, Verfügbarkeit, Datenaufbewahrung und Datenschutz.

Die wichtigsten Regelungen aus den vergangenen Jahren in diesem Bereich sind:

• das Telekommunikationsgesetz
• das Bundesdatenschutzgesetz
• die Europäische Datenschutz-Grundverordnung
• die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
• das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich
• die Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) der BaFin.

Einsatzgebiete

Aufgaben für Mitarbeiter

Mitarbeiter, die sich ausschließlich mit Compliance-Themen beschäftigen, werden in der Regel als Compliance Officer oder Compliance Manager bezeichnet und sind meist in Großunternehmen zu finden. Je nach Tätigkeitsbereich und Branche benötigen aber auch schon kleine und mittlere Unternehmen einen Compliance Manager — beispielsweise, wenn diese in sehr spezialisiert regulierten Branchen unterwegs sind (etwa Medical Compliance in der Pharmaindustrie).

Der Bereich Compliance umfasst sehr viele Themen, weshalb die Stellenbeschreibungen sowie die Anforderungen an Bewerber sehr unterschiedlich ausfallen. Grundsätzlich gibt es vor allem folgende Möglichkeiten:

• Allround Compliance Manager
  Mitarbeiter, die Erfahrung in vielen verschiedenen Compliance-Disziplinen gesammelt haben, in den einzelnen Themenbereichen jedoch in der Regel nicht über tiefergehendes Spezialwissen verfügen.
• Branchenspezialisierter Compliance Manager
  In einigen Branchen — vor allem in der Finanzbranche — gibt es sehr viele und sehr spezielle Regularien und Gesetze, die Unternehmen beachten müssen. Daher braucht es Mitarbeiter, die sich auf Branchen und deren Besonderheiten spezialisieren.
• IT Compliance Manager
  Die IT-Compliance ist eine Spezialdisziplin der Compliance, die sich um Regelungen im Bereich der IT-Landschaft kümmert. Mitarbeiter benötigen spezielles technisches Know-how und unterliegen hohen Anforderungen.

Software

Die richtige Software für Ihre Compliance

Compliance-Mitarbeiter stehen drei wesentlichen Herausforderungen gegenüber:

• Sie müssen die Fülle der abstrakten rechtlichen Vorschriften in konkrete Aufgaben umwandeln.
• Sie müssen den Ist-Zustand kontrollieren.
• Sie müssen auf neue Entwicklungen bei Bedarf zeitnah reagieren.

Um über alle Entwicklungen den Überblick zu behalten, ist eine spezielle Softwarelösung in den meisten Großunternehmen unersetzlich. Auf diese Weise werden alle Handlungen und Aufgaben digital gesteuert und gleichzeitig protokolliert – eine wichtige Basis, um Regelverstöße zeitnah zu erkennen. Denn nur so kann der Compliance Manager den Verstoß an die Geschäftsführung bzw. den Vorstand kommunizieren und eine angemessene Reaktion ermöglichen.

Eine effiziente Softwarelösung spart Compliance Managern somit nicht nur eine Menge Zeit, sondern kann ein Unternehmen auch vor mancher Krise bewahren. Seit 2014 hat die »International Organisation for Standardization« (ISO) die generische Norm »ISO 19600 Compliance Management System« veröffentlicht, 2016 wurde sie als DIN-Norm übernommen und ist auf Deutsch verfügbar. Darin sind unter anderem Empfehlungen zur einheitlichen Definition und sinnvollen Grundsätzen für Compliance-Management-Systeme formuliert, die Norm ist allerdings nicht für Zertifizierungen vorgesehen.

Jobs

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