Die Kommunikation via E-Mail hat vieles vereinfacht. Dennoch geht in der Flut von elektronischer Post, die wir täglich zu bewältigen haben, vieles unter und es können leicht Missverständnisse entstehen. Um dies zu verhindern, sollten Sie sich beim E-Mail schreiben an einige Regeln halten, die dem Empfänger das Lesen leichter machen. Show
13.06.2022 Von: WEKA RedaktionsteamDas WEKA Redaktionsteam besteht aus 8 hochmotivierten Redakteuren/Redakteurinnen mit fundiertem Know-how und Praxiserfahrung aus verschiedensten Fachbereichen. Ihr Ziel ist es, Sie bei der effizienten und sicheren Umsetzung Ihrer Aufgaben in der Praxis kompetent zu begleiten und Sie bei Herausforderungen beratend zu unterstützen. Dies mit einem hohen Anspruch an Qualität und Aktualität. Arbeitshilfen Kommunikation und Auftritt1. Aussagekräftiger BetreffGeben Sie immer einen aussagekräftigen Betreff für Ihre Nachricht an. Beim Auffinden oder Zuordnen von alten Nachrichten ist der Betreff meistens der einzige Hinweis auf den Inhalt, ohne dass man alle Nachrichten noch einmal komplett durchlesen muss. 2. Treffender BetreffAchten Sie darauf, dass der Betreff den Inhalt Ihrer Nachricht möglichst treffend charakterisiert. 3. Betreff ändern bei ThemawechselWenn Sie auf eine Nachricht antworten, aber in der Nachricht das Thema wechseln, ist es besser, auch den Betreff dieser Nachricht zu ändern oder sogar eine ganz neue Nachricht mit diesem Thema zu verfassen. Der Betreff ist üblicherweise das einfachste Kriterium, eine Diskussion über ein Thema zu verfolgen, und ein oder mehrere Themenwechsel unter gleicher Überschrift verwirren nur. 4. Kurz und prägnant schreibenVersuchen Sie, die Nachrichtenlänge dem Tenor der Unterhaltung anzupassen. Schreiben Sie Nachrichten kurz und prägnant. 5. Inhalt soll zum Betreff passenDer Inhalt einer Nachricht sollte so gut wie möglich zum Betreff passen. Wenn Sie noch auf ein anderes Thema verzweigen wollen, dann ist es meist besser, hierzu eine getrennte Nachricht mit entsprechendem Betreff zu schicken. 6. Wörter in Grossbuchstaben vermeidenVermeiden Sie es, eine Nachricht in Blockbuchstaben zu schreiben – zum einen ist ein Text in Grossbuchstaben schwer zu lesen und wird zum anderen in der Regel als Schreien empfunden. 7. Sorgen Sie für Übersicht und StrukturVersuchen Sie ausserdem, sinnvolle Absätze zu bilden und kurze, prägnante Sätze zu schreiben. Nutzen Sie auch die Möglichkeit, Aufzählungszeichen zu verwenden. Sie sind übersichtlich und schnell zu erfassen. 8. Auch in E-Mails gilt: Korrekte Syntax und GrammatikVerwenden Sie korrekte Syntax und Grammatik. Elektronische Post dient der Kommunikation und schlecht und fehlerhaft geschriebene Nachrichten sind für das Verständnis beim Empfänger nicht eben gut geeignet. Nur weil E-Mail ein schnelles Medium ist, heisst das noch nicht, dass man dort schlampen kann – leider wird dies häufig getan. Wenn das, was Sie zu sagen haben, wichtig genug ist, um es zu schreiben, dann ist es auch wichtig genug, es ordentlich zu schreiben. 9. Mail-Programm des Empfängers checkenWenn Ihr Mail-System fortgeschrittene Formatierungen wie Fett- oder Kursivschrift für gesendete Nachrichten erlaubt, dann stellen Sie sicher, dass auch das Mail-Programm des Empfängers Ihrer Nachricht solche Formatierungen beherrscht. 10. Maximal 72 Zeichen pro ZeilePro Zeile sollten Sie maximal 72 Zeichen schreiben. Richten Sie ggf. E-Mail-Programme so ein, dass bei ausgehenden E-Mails spätestens in Spalte 72 ein Text automatisch umgebrochen wird. Passende Produkt-Empfehlungen11. Originalnachricht in Antwort miteinfügenFügen Sie ausreichend Text der Originalnachricht in Ihre Antwort ein, um den Kontext wiederherzustellen. Rufen Sie sich ins Gedächtnis, dass E-Mails nicht so unmittelbar wie ein Telefongespräch sind und dass der Empfänger sich nicht unbedingt sofort an den Vorgang erinnern könnte – besonders dann, wenn er täglich sehr viele Nachrichten erhält. 12. Doch nur so viel wie nötig aus der Originalnachricht einfügenAndererseits sollte man nur die signifikanten Stellen einfügen und nicht die gesamte alte Nachricht wiederholen. Hier gilt: so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich. Es kann sehr lästig sein, wenn Sie in einer Antwort Ihre originale, fünfseitige Nachricht wieder finden mit einem lapidaren «Ich auch» am Ende. Die Antworten sollten immer oben (vor dem Ursprungstext) eingefügt werden. 13. Optische Trennung zwischen Originalnachricht und AntwortVerwenden Sie eine optische Trennung zwischen dem von Ihnen in der Antwort neu geschriebenen Text und dem aus der Originalnachricht eingefügten Text – hierdurch ist eine Antwort erheblich leichter nachzuvollziehen. 14. Achten Sie auf die Weiterleitungsoptionen (CC)Achten Sie auf die Weiterleitungsoptionen (CC) bei E-Mail-Diskussionen. Senden Sie E-Mails nicht an mehrere Personen gleichzeitig weiter, wenn sich die E-Mail-Diskussion zu einer Zwei-Mann-Konversation gewandelt hat. 15. Achten Sie auf den EmpfängerAchten Sie sorgfältig darauf, wohin Ihre Antwort adressiert ist. Es kann sehr peinlich sein, wenn Sie eine Nachricht beantworten, diese Nachricht aber nicht den Adressaten persönlich, sondern eine Mailingliste erreicht; auf jeden Fall ist eine persönliche Antwort auf eine Nachricht lästig für die anderen Listenteilnehmer. 16. Kündigen Sie lange E-Mails anKündigen Sie lange E-Mails im Betreff an. Überraschen Sie E-Mail-Empfänger nicht mit unaufgeforderten, überlangen E-Mails. Es ist eine freundliche Geste, bei überlangen E-Mails das Wort «LANG» in die Betreffzeile aufzunehmen, damit der Empfänger erkennt, dass es einige Zeit in Anspruch nehmen könnte, Ihre E-Mail durchzulesen und zu beantworten. Eine E-Mail gilt ab etwa 100 Zeilen Inhalt als überlang. 17. Seien Sie freundlichBeim Schreiben von Mails sind grundsätzlich die gleichen Regeln wie bei einem normalen Brief zu beachten. Seien Sie freundlich, beachten Sie die Anredeformen und verwenden die üblichen Grussformeln. 18. Fassen Sie sich kurzVersuchen Sie sich kurz zu fassen und formulieren sie keine Schachtelsätze. Bedenken Sie, dass einige Mitarbeiter sehr viele Mails am Tag bekommen. Seminar-EmpfehlungenWie schreibt man eine EDer richtige Aufbau einer E-Mail:. aussägekräftige Betreffzeile.. höfliche Anrede.. kurzer Einleitungssatz.. Hauptteil in Absätze gegliedert.. freundlicher Schlusssatz zur Verabschiedung.. Grußformel, nicht als MfG abkürzen!. Vor- und Zuname des Absenders.. Wie sieht eine gute EDer Betreff darf auf keinen Fall leer sein.
Bereits im Postfach, ohne dass die E-Mail geöffnet wurde, muss ersichtlich sein, worum es sich in Ihrer Nachricht handelt. Die Zeilen sollten kurz, deskriptiv, dringlich und auffordernd verfasst sein, ohne beim Adressaten aufdringlich oder gar unverschämt zu wirken.
Wie ist der Aufbau einer EAufbau einer E-Mail. E-Mails sind intern in zwei Teile geteilt: Den Header mit Kopfzeilen und den Body (Textkörper) mit dem eigentlichen Inhalt der Nachricht. Zusätzlich werden innerhalb des Bodys noch weitere Untergliederungen definiert.
Wie fängt man mit einer EWie fängt man eine förmliche E-Mail an? Mit der Anrede „Sehr geehrte(r) Herr/ Frau…“ sind Sie auf der sicheren Seite. Falls das Verhältnis zum Adressaten bereits etwas enger ist, eignet sich auch ein „Liebe(r) Herr/ Frau…“.
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