Bevor Sie eine berufliche Tätigkeit ausführen, müssen Sie zunächst prüfen, ob die Buchführungspflicht auf Sie zutrifft. Dies ist insofern relevant, da Sie nur so erfahren, welche Form der Gewinnermittlung Sie durchführen und ob Sie Aufzeichnungen über verschiedene steuer- und handelsrechtliche Zwecke führen müssen. Sofern Sie buchführungspflichtig sind, kommt Folgendes auf Sie zu: Show
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung zur Buchführungspflicht
Bitte beachten Sie darüber hinaus die entsprechenden Ausführungen im Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO). 1. Handelsrechtliche PflichtGemäß § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB) ist jeder Kaufmann zur Führung von Büchern verpflichtet. Diese dienen dem Nachweis der getätigten Handelsgeschäfte sowie dem Überblick über sein aktuelles Vermögen. Um dies zu gewährleisten, müssen Sie eine ordnungsgemäße Buchführung tätigen. Alle Unternehmen, die nicht wissen, ob sie per Handelsrecht als Kaufmann eingestuft werden, können dies in §§ 1 ff. HGB nachlesen. Unternehmen unterliegen der Buchführungspflicht, sofern sie einem der folgenden Kaufmannstypen entsprechen:
Dennoch gibt es praktische Abgrenzungsprobleme, unter anderem diese:
Selbst wenn alle Voraussetzungen gemäß HGB erfüllt werden, kann es dennoch eine entsprechende Prüfung der Buchführungspflicht geben. Diese ist in folgenden Fällen relevant:
Die Beurteilung, ob es sich bei dem zu prüfenden Unternehmen um einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb handelt, erfolgt anhand folgender Kriterien:
Für einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb sprechen beispielsweise eine große Anzahl an Mitarbeitern ebenso wie hohe Umsatzerlöse und das Anlagevermögen. Wenn Sie alle genannten Faktoren betrachten, unterliegen Personengesellschaften der Buchführungspflicht, wenn diese Angaben zutreffen:
Praxis-Tipp: Es gibt Ausnahmeregelung Obwohl Sie nach den oben genannten Kriterien der Buchführungspflicht unterlegen, können Sie sich von dieser befreien lassen. Die dazugehörigen Ausnahmeregelungen finden Sie unter § 241a HGB. Dieses besagt: Wenn Sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren weniger als 600.000 EUR Umsatz machen und Ihr Jahresüberschuss weniger als 60.000 EUR beträgt, sind Sie von der Buchführungspflicht befreit. Um Unternehmensgründern entgegenzukommen, können sich diese ebenfalls befreien lassen, sobald beide Kriterien am ersten Abschlussstichtag nicht überschritten werden. Die Erweiterung des Begriffs „Umsatzerlöse“ in § 277 Abs. 1 HGB mit Wirkung für nach dem 31.12.2015 beginnende Geschäftsjahre kann, z. B. durch Einbeziehung bislang branchenfremder oder außerordentlicher Erlöse, dazu führen, dass der Schwellenwert bei unveränderten Verhältnissen trotz Anhebung überschritten wird. 2. Steuerrechtliche PflichtWer nach deutschen handelsrechtlichen Vorschriften buchführungspflichtig ist, ist es nach § 140 AO automatisch ebenfalls. Auch ausländische Vorschriften zur Buchführung können eine Verpflichtung zur deutschen Buchführung begründen. Weiterhin stehen Buchführungspflichten nach anderen deutschen Gesetzen, z. B. nach der Gewerbeordnung oder branchenspezifischen Vorschriften wie der Krankenhaus- oder der Pflege-Buchführungsverordnung, den deutschen handelsrechtlichen Regelungen gleich. Darüber hinaus unterliegen Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte – nicht aber Selbstständige und Freiberufler i. S. v. § 18 EStG – nach § 141 AO Abs. 1 Satz 1 allein steuerrechtlich der Buchführungspflicht, wenn
Praxis-Tipp: Abweichung zwischen Handels- und Steuerrecht Bei der Prüfung, ob die steuerrechtlichen Grenzen der Buchführungspflicht überschritten sind, ist zu beachten, dass
Die Buchführungsgrenzen gelten für jeden einzelnen Betrieb eines Steuerpflichtigen, also z. B. gesondert für ein von einem Land- und Forstwirt betriebenes Weingut sowie für eine angegliederte Gaststätte. Praxis-Beispiel: Betriebsbezogene Buchführungsgrenzen Ein Metzger erzielt mit seiner Metzgerei einen Gewinn von 35.000 EUR, mit dem als selbstständigen Gewerbebetrieb geführten Gasthaus einen Gewinn von 28.000 EUR. Es besteht keine Buchführungspflicht, auch wenn der Gesamtgewinn höher als 60.000 EUR ist. Ebenso sind die Umsätze beider Betriebe zu trennen, auch wenn sie wegen des Grundsatzes der Unternehmereinheit in einer Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. -Jahreserklärung zusammengefasst werden. Unterhält ein Steuerpflichtiger bereits einen Betrieb und übernimmt, z. B. durch vorweggenommene Erbfolge, einen weiteren Betrieb, ist die Buchführungspflicht für jeden Betrieb gesondert zu beurteilen, solange die beiden Betriebe nicht zusammengeführt werden. Wenn der
übernommene Betrieb bereits buchführungspflichtig ist, geht diese Verpflichtung über, ohne dass es einer Mitteilung des Finanzamts bedarf. Das gilt unabhängig davon, ob der Betrieb entgeltlich oder unentgeltlich erworben oder nur im Ganzen gepachtet wird. Praxis-Tipp: Finanzamt versäumt Mitteilung Versäumt das Finanzamt, auf die Buchführungspflicht hinzuweisen, ist es aufgrund von § 141 Abs. 2 Satz 1 AO nicht erforderlich, in vorauseilendem Gehorsam zum Betriebsvermögensvergleich überzugehen; vielmehr kann die Einnahme-Überschussrechnung fortgeführt werden. Außerdem warten manche Finanzämter mit der Aufforderung zur Buchführung ab, bis die Grenzen in 2 aufeinanderfolgenden Jahren überschritten werden. Falls die Buchführungsgrenzen nur einmalig überschritten werden, kann ein Antrag auf Befreiung von der Buchführungspflicht nach § 148 AO gestellt werden. Fordert das Finanzamt dazu auf, Bücher zu führen und den Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich zu ermitteln, ist dem zu folgen. Wird dennoch eine Einnahme-Überschussrechnung erstellt, darf das Finanzamt den Gewinn auf Basis eines
Betriebsvermögensvergleichs schätzen. Wurde der Gewinn infolge unzutreffender Qualifikation des Gegenstands des Unternehmens als freiberuflich statt als gewerblich nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, ist es auch bei Überschreiten der Schwellenwerte nach § 141 Abs. 1 Satz 1 AO nicht zulässig, rückwirkend zur Bilanzierung und somit zur doppelten Buchführung überzugehen und
Rückstellungen zu bilden. 3. Beginn und EndeDie handelsrechtliche und damit auch die steuerrechtliche Buchführungspflicht beginnt
Erzielt ein Einzelunternehmer sowohl gewerbliche als auch freiberufliche Einkünfte, sind die Betriebsausgaben der jeweiligen Einkunftsart direkt, soweit dies nicht möglich ist, den Einkunftsarten nach dem Verhältnis der Betriebseinnahmen zuzuordnen. Ist der gewerbliche Gewinn höher als 50.000 EUR, besteht nach Aufforderung durch das Finanzamt Buchführungspflicht. Praxis-Tipp: Größenkriterium bei Einnahme-Überschussrechnung Ein Einzelkaufmann, der seinen Gewinn durch Einnahme-Überschussrechnung ermittelt, kann auf die sich nach dieser Gewinnermittlungsart ergebenden Umsatzerlöse und Jahresüberschüsse abstellen, um die Einhaltung der Größenkriterien nach § 241a HGB zu kontrollieren. Es ist nicht erforderlich, hierfür eigens einen handelsrechtlichen Jahresabschluss zu erstellen, obwohl Einnahme-Überschussrechnung und Bilanz (doppelte Buchhaltung) zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Dagegen endet die Buchführungspflicht, wenn
Praxis-Tipp: Rückkehr zu Einnahme-Überschussrechnung dem Finanzamt anzeigen Da das Finanzamt nur zur Buchführung auffordert, aber nicht auf das Unterschreiten der Buchführungsgrenzen hinweist, sollte der Steuerpflichtige den umgekehrten Weg einschlagen: Werden die Grenzen der Buchführungspflicht unterschritten und soll vom Betriebsvermögensvergleich zur Einnahme-Überschussrechnung übergegangen werden, sollte der Steuerpflichtige dies dem Finanzamt möglichst frühzeitig mitteilen. 4. VerantwortungDie Verantwortung für die Erfüllung der Buchführungspflicht trifft bei
Praxis-Tipp: Bilanzierungswahlrechte im Sonderbetriebsvermögen Auch wenn die Buchführungspflicht für Sonderbetriebsvermögen der Personengesellschaft obliegt, stehen Bilanzierungswahlrechte wie die Bildung von 6b-Rücklagen dem Eigentümer des Sonderbetriebsvermögens zu. Hat dieser nicht an der Erstellung der Sonderbilanz mitgewirkt, kann diese geändert werden. Gesellschafter und Geschäftsführer sind nicht verpflichtet, persönlich Bücher zu führen, sondern dürfen sich dazu Dritter bedienen. Gleich, ob ein Buchhalter im Unternehmen beschäftigt oder ein externer Steuerberater beauftragt wird, bleibt jedoch die Verantwortung des Unternehmers bestehen. Er muss seine Erfüllungsgehilfen überwachen. Versäumt er dies, können sich haftungsrechtliche Folgen ergeben, falls z. B. im Insolvenzfall Umsatz- und Lohnsteuer nicht ordnungsgemäß einbehalten und abgeführt wurden. 5. GegenstandIst die Buchführungspflicht gegeben, bedeutet dies, dass eine Vielzahl handels- und steuerrechtlicher Vorschriften eingehalten werden müssen. Nach den §§ 238 ff. HGB ist es erforderlich,
Die handelsrechtlichen Vorschriften gelten nach § 141 Abs. 1 Satz 2 AO auch steuerrechtlich, sofern sich aus den Steuergesetzen nichts anderes ergibt. Eine derartige Regelung enthält z. B. § 142 AO, der von buchführungspflichtigen Landwirten ein Anbauverzeichnis fordert. Eine weitere steuerliche Sonderregelung der Buchführungspflicht findet sich in § 146 Abs. 2 AO. Diese Vorschrift fordert, dass die Bücher und sonstigen Aufzeichnungen in Deutschland zu führen und aufzubewahren sind. Ausnahmen lässt § 146 Abs. 2 AO nur für ausländische Betriebsstätten und Organgesellschaften zu; in diesen Fällen kann die Buchführung unter weiteren Voraussetzungen auch ins Ausland verlagert werden. Darüber hinaus erlaubt es § 146 Abs. 2a AO dem Unternehmer, – unabhängig vom Bestehen ausländischer Betriebsstätten oder Organgesellschaften, – beim Finanzamt zu beantragen, dass die elektronischen Bücher und Aufzeichnungen im Ausland geführt bzw. aufbewahrt werden. Dadurch soll es u. a. ermöglicht werden, Arbeiten im Rahmen der Buchführungspflicht kostengünstig im Ausland erledigen zu lassen. Dies setzt jedoch voraus, dass
Praxis-Tipp: Verlagerung bei Einnahmen-Überschussrechnung Die vorstehenden Regelungen gelten auch dann, wenn der Steuerpflichtige nicht buchhaltungspflichtig ist, jedoch der Außenprüfung unterliegt. Wird die Besteuerung beeinträchtigt oder teilt der Steuerpflichtige Änderungen hinsichtlich des Standorts oder des mit der Buchführung Beauftragten nicht mit, muss das Finanzamt die Bewilligung der Verlagerung ins Ausland widerrufen und die Rückverlagerung der Buchführung ins Inland fordern. Kommt der Steuerpflichtige dem nicht nach, kann nach § 146 Abs. 2b AO gegen ihn ein Verzögerungsgeld von 2.500 EUR bis 25.000 EUR festgesetzt werden. Letzteres gilt auch dann, wenn die Buchführung ohne Bewilligung des Finanzamts ins Ausland verlagert wurde. Werden die Forderungen des Finanzamts erst nach Ablauf der von diesem gesetzten Fristen verfüllt, kann dennoch ein Verzögerungsgeld festgesetzt werden. Allerdings darf das Verzögerungsgeld nicht mit der Zahl der Verstöße multipliziert werden. Außerdem stellen die FG zunehmend hohe Anforderungen an die Begründung für die Festsetzung von Verzögerungsgeldern und deren Höhe. 6. Verletzung der BuchführungspflichtDie Verletzung der Buchführungspflicht kann unterschiedliche Konsequenzen haben. So kann das Finanzamt mittels Androhung und Festsetzung von Zwangsgeld auf deren Erfüllung hinwirken, falls eine Verletzung vorliegt. Die Vorlage von Unterlagen kann das Finanzamt durch Androhung (und Festsetzung) von Verzögerungsgeld forcieren. Daneben löst die vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung von Buchführungs- und sonstigen Aufzeichnungspflichten eine Steuergefährdung nach § 379 AO aus. Diese Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu 5.000 EUR geahndet werden. In Betracht kommt aber auch eine leichtfertige Steuerverkürzung nach § 378 AO, die strenger bestraft wird. Weist die Buchführung in Teilen Mängel auf, kann das Finanzamt eine Hinzuschätzung zum Gewinn vornehmen, um der Buchführungspflicht nachzukommen. Ist die Buchführung dagegen komplett unbrauchbar, wird der Gewinn insgesamt geschätzt. Nach welcher Gewinnermittlungsart der Gewinn in solchen Fällen zu schätzen ist, hängt davon ab, ob der Steuerpflichtige zu erkennen gegeben hat, ob er den Gewinn durch Einnahme-Überschussrechnung oder durch Betriebsvermögensvergleich ermitteln wollte. Strafrechtliche Folgen sind zu erwarten, wenn das Unternehmen die Zahlung einstellt und ein Insolvenzverfahren eröffnet bzw. die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wird. Ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß, kann der Jahresabschluss nichtig sein. Bei Verletzung der Aufzeichnungspflichten für Auslandsgeschäfte nach § 90 Abs. 3 AO drohen erhebliche Sanktionen. Nach § 162 Abs. 3, 4 AO wird dann einerseits der Gewinn geschätzt und um einen Strafzuschlag erhöht; andererseits wird auch die verspätete Vorlage von verwertbaren Unterlagen mit einem Strafzuschlag von mindestens 100 EUR je Tag Verspätung sanktioniert. 7. Nicht buchführungspflichtige UnternehmenVon der Buchführungspflicht generell ausgenommen sind Steuerpflichtige, die Einkünfte aus selbstständiger Arbeit nach § 18 EStG erzielen. Keine Buchführungspflicht besteht außerdem für Partnerschaftsgesellschaften, da diese kein Handelsgewerbe betreiben. Praxis-Tipp Freiwillige Buchführung Auch wenn keine Buchführungspflicht besteht, kann es sinnvoll sein, freiwillig zur Buchführung überzugehen. Das kann sich zum einen bei der Prüfung der Kreditwürdigkeit positiv auswirken. Zum anderen dürfen Einzelunternehmer und Personengesellschaften eine steuerbegünstigte Gewinnrücklage nach § 34a EStG nur dann bilden, wenn sie ihren Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich ermitteln. Das Fehlen der Buchführungspflicht bedeutet jedoch nicht, dass keine Aufzeichnungen geführt werden müssen. Vielmehr ist eine Vielzahl von Einzelvorschriften zu beachten, die ebenso für buchführungspflichtige Unternehmen gelten, sofern sich diese Aufzeichnungen bei ihnen nicht aus der Buchführung ergeben:
Praxis-Tipp: Einnahmen-Überschussrechnung Bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG besteht keine Verpflichtung, ein Kassenbuch zu führen. Werden die Bareinnahmen nur mittels einer offenen Ladenkasse oder in ähnlicher Art und Weise erfasst, setzt dies ordnungsmäßige Kassenberichte oder vergleichbare Aufzeichnungen voraus. Das Erstellen des Kassenberichts erfordert das Zählen des Bargeldendbestands als Grundlage für die Berechnung der Tageslosung. Der Kassenbestand ist dann um die belegmäßig festgehaltenen Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen bzw. Einlagen zu mindern, so dass sich als Saldo die Tageseinnahme ergibt. Die Aufbewahrung von Tagessummen-Belegen mit Einzelaufzeichnung der Erlöse und Summenbildung kann, sofern keine weiteren Ursprungsaufzeichnungen angefallen sind, bei Verwendung einer offenen Ladenkasse den formellen Anforderungen an die Aufzeichnungen genügen. Unternehmen mit einem hohen Anteil an Barumsätzen und einer gewissen Affinität zum Schwarzgeld, z. B. im Bereich des Taxigewerbes oder der Gastronomie, sollten dennoch ein Kassenbuch führen, in das sie zumindest die Tageseinnahmen eintragen; zudem müssen sie die Kassenstreifen, aus denen sich die Tageseinnahmen ergeben, aufbewahren. Die Betriebseinnahmen müssen auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfbar sein. Dokumentiert der Steuerpflichtige seine Betriebseinnahmen in Kassenberichten, ist das Finanzamt zur Schätzung befugt, wenn diese wiederholt korrigiert und in sich widersprüchlich sind. Bei Betrieben, die der Buchführungspflicht unterliegen, können Mängel in der Kassenbuchführung der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen. Sie kümmern sich um Ihr Business, lexoffice erledigt den Rest
Ähnliche Lexikon EinträgeWer ist von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht befreit?Befreiung von der Buchführungspflicht
Befreit von der Buchführung sind Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlöse und 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen (§ 241a HGB).
Wer unterliegt nicht der Buchführungspflicht?Wer ein Kleingewerbe, Betriebe der Land- und Forstwirtschaft oder einen freien Beruf ausübt, betreibt keinen Gewerbebetrieb, der buchführungspflichtig ist. Jeder, der keinen vollkaufmännischen Geschäftsbetrieb besitzt, ist ein Nichtkaufmann und daher nicht buchführungspflichtig nach dem Handelsrecht.
Wann ist man von der Buchführungspflicht befreit?Die handelsrechtliche Befreiung der Buchführungspflicht ist in § 241 a HGB geregelt. Hiernach sind Sie nicht zur Buchführung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht mehr als 600.000 Euro (nicht 60.000 Euro !) bzw. der Jahresüberschuss nicht mehr als 60.000 Euro beträgt.
Wer ist von der Bilanzierungspflicht befreit?Bestimmte Einzelkaufleute sind von der handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungspflicht befreit. Hierzu zählen Einzelkaufleute, die nicht mehr als 60.000 EUR Jahresüberschuss und nicht mehr als 600.000 EUR Umsatzerlöse erzielen. Entsprechendes gilt für die Steuerbilanz.
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