Die Mitgliederversammlung ist das wichtigste Organ im Verein, wenn es darum geht, demokratische Entscheidungen zu treffen, die nicht allein dem Vorstand oder satzungsgemäß einem anderen Organ obliegen. Durch sie haben alle Vereinsmitglieder die Möglichkeit, das Vereinswirken und –leben aktiv mitzugestalten. Die Mitgliederversammlung dient zum Beispiel dazu, Wahlen durchzuführen, rechtliche Probleme zu lösen und die Mitglieder über alle aktuellen Belange des Vereins zu informieren. Ihr primäres Ziel ist es, wirksame Beschlüsse zu fassen. Klar, dass das nicht immer einstimmig und einvernehmlich passiert. Die Gültigkeit von Beschlüssen ist daher ein häufiges Streitthema im Verein. Meist werden Formfehler angeführt, um Beschlüsse anzufechten. Wir erläutern Ihnen die Vorschriften im Rahmen einer Mitgliederversammlung und was Sie beachten müssen, damit Ihre Vereinsbeschlüsse unangreifbar sind. Show
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Mitgliederversammlung: Das Wichtigste auf einen Blick
Was ist die Mitgliederversammlung?Die Mitgliederversammlung ist zunächst erst einmal genau das, was der Name sagt: die Versammlung aller Vereinsmitglieder – zu einer vereinbarten Zeit und an einem festgelegten Ort. Da diese Zusammenkunft nicht selten einmal im Jahr stattfindet, hat sich im Vereinsleben teilweise auch der Begriff „Jahreshauptversammlung“ etabliert. Gleichzeitig ist die Mitgliederversammlung eines der beiden gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtorgane und das höchste Gremium des Vereins. Während der Vorstand als zweites Organ den Verein nach außen hin vertritt, entscheidet die Mitgliederversammlung über die grundlegenden Angelegenheiten des Vereins: Sie wählt den Vorstand und ist diesem gegenüber im Rahmen der Satzung weisungsbefugt. Neben vielfältigen Beschlüssen kann die Mitgliederversammlung auch die Satzung sowie den Vereinszweck ändern und den Verein auflösen. Pflichtorgan per GesetzWas eine Mitgliederversammlung ist und welche Rechte sie hat, ist im BGB §32 geregelt. Dort heißt es: (1) Die Angelegenheiten des Vereins werden, soweit sie nicht von dem Vorstand oder einem anderen Vereinsorgan zu besorgen sind, durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Mitglieder geordnet. Zur Gültigkeit des Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet wird. Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der erschienenen Mitglieder. (2) Auch ohne Versammlung der Mitglieder ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären. Die Mitgliederversammlung ist also Pflicht für jeden Verein. Per Satzung können ihre Aufgaben und Rechte zwar eingeschränkt werden, es ist aber nicht möglich, die Mitgliederversammlung vollständig abzuschaffen, sodass der Verein komplett von anderen Organen kontrolliert wird. Die Aufgaben der MitgliederversammlungDie Mitgliederversammlung garantiert allen Vereinsmitgliedern die Möglichkeit, das Wirken des Vereins aktiv mitzubestimmen. Welche konkreten Aufgaben sie dabei übernimmt, ist in der Vereinssatzung geregelt. Meist handelt es sich dabei um:
Die außerordentliche MitgliederversammlungDie ordentliche Mitgliederversammlung wird vom Vorstand einberufen. Aber auch zwischen den meist jährlichen Zusammenkünften kann es im Verein durchaus erforderlich sein, dringende Entscheidungen zu treffen und Beschlüsse zu fassen. Deshalb bestimmt das BGB in §37, dass neben dem Vorstand auch kleinere Gruppen innerhalb des Vereins eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen dürfen. Das ist immer dann möglich, wenn ein in der Satzung festgelegter Mindestanteil der Vereinsmitglieder dies fordert. Die Satzung kann dieses Recht nicht aufheben, aber den Mindestanteil der Mitglieder festlegen, der nötig ist, um von diesem Recht Gebrauch zu machen. Das darf maximal die Hälfte der Mitglieder sein, da es sich hier um ein Minderheitenrecht handelt. Bestimmt die Satzung keinen expliziten Prozentsatz, dann können mindestens 10 Prozent der Mitglieder die Einberufung verlangen. Sie müssen beim Vorstand einen Antrag auf eine außerordentliche Mitgliederversammlung stellen. Ob ordentlich oder außerordentlich – das Gesetz macht hier keinen Unterschied. Für die Einladung, die Durchführung und die Beschlussfähigkeit gelten die gleichen Grundsätze. Die virtuelle MitgliederversammlungDie Mitgliederversammlung kann auch virtuell durchgeführt werden. Grundsätzlich bedarf es dazu aber einer entsprechenden Regelung in der Satzung. Für die Jahre 2020/2021 erlaubt der Gesetzgeber allerdings die virtuelle Jahreshauptversammlung auch ohne entsprechenden Satzungseintrag, um den Vereinen die Arbeit in der Corona-Pandemie zu erleichtern. Den exakten Wortlaut finden Sie im Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19 Pandemie. Rechtlich ist die virtuelle Mitgliederversammlung der Präsenzversammlung gleichgestellt. Sie können also grundsätzlich alles beschließen und regeln, was auch im Rahmen einer normalen Mitgliederversammlung möglich ist. Einige Abläufe und Prozesse müssen dabei aber anders geplant und organisiert werden. Das betrifft primär Abstimmungen und Beschlussfassungen, aber zum Beispiel auch das Anwesenheitsprotokoll. Auf unserer Website haben wir für Sie alle relevanten Informationen zur Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung zusammengestellt. Vereine mit dem Vereins-Schutzbrief des DEUTSCHEN EHRENAMTS finden im MitgliederPortal einen Textvorschlag für die entsprechende Ergänzung ihrer Satzung und können diese durch unsere spezialisierten Rechtsanwälte prüfen lassen. Einladung zur Mitgliederversammlung – Was muss der Verein beachten?Form und Zeitpunkt der Einladung zu Mitgliederversammlung werden durch die Vereinssatzung geregelt. Werden diese Formalitäten nicht genau eingehalten, können Beschlüsse, die bei der Mitgliederversammlung gefasst wurden, nachträglich für ungültig erklärt werden. Meist, sofern die Satzung es nicht anders vorsieht, erfolgt die Einladung zur Mitgliederversammlung durch den gesamten vertretungsberechtigten Vorstand. Die Einladung geht an alle, aktive wie passive sowie fördernde Mitglieder, Ehrenmitglieder und auch an Minderjährige. Dabei empfiehlt sich eine Einladung auf schriftlichem Weg, beispielsweise per Mail. Zentrale Bestandteile der Einladung sind Datum, Uhrzeit und Ort der Mitgliederversammlung sowie eine Liste der Tagesordnungspunkte. Hier erfahren Sie alles Wichtige rund um die Einladung zur Mitgliederversammlung. Form und Inhalt der Einladung zur MitgliederversammlungDie Satzung legt fest, in welcher Form die Einladung erfolgt. Wichtig ist nur, dass sie jedem Vereinsmitglied ohne Mühe zugänglich ist. Wenn es der Satzungsregelung entspricht, kann der Vorstand also mündlich per Telefon, per Brief oder E-Mail, per Zeitungsannonce, auf der Vereins-Website oder am schwarzen Brett zur Mitgliederversammlung einladen. Tipp: Um später nachweisen zu können, dass alle Mitglieder ordnungsgemäß eingeladen wurden, empfiehlt sich eine schriftliche Einladung. Wichtig: Sieht die Satzung eine „Einladung in Schriftform“ vor, gilt auch eine E-Mail als ausreichend. Im Geschäftsverkehr sieht die Schriftform eigentlich ein Dokument mit einer eigenhändigen Unterschrift vor, das die Echtheit und Bedeutsamkeit des Schriftstückes unterstreichen soll. Da diese Funktion bei einer Einladung zur Mitgliederversammlung aber nur von geringer Bedeutung ist, haben die Gerichte auch eine elektronische Einladung per E-Mail im Sinne der Schriftform für ausreichend erklärt. Welche Informationen gehören in die Einladung?
Beispiel einer Tagesordnung:
Muster zur Einladung & ProtokollAls kleinen Service haben wir Ihnen hier ein Muster zum Thema beigefügt. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme. Jetzt herunterladen Die EinladungsfristDer Gesetzgeber macht keine Vorgaben, wie lange vor der Mitgliederversammlung die Einladungen den Mitgliedern zugehen sollten. Die Frist muss lediglich „angemessen“ sein. Das bedeutet, die Einladung darf nicht zu kurzfristig erfolgen, damit jedes Mitglied die Möglichkeit hat, sich den Termin einzuplanen, sich auf die Versammlung vorzubereiten und ggf. anzureisen. Letztendlich gilt aber auch diesbezüglich, was der Verein in seiner Satzung geregelt hat. Je nachdem muss die Einladung beispielsweise zwei, drei, vier oder gar sechs Wochen früher bei den Mitgliedern eintreffen. Es ist sehr wichtig, diese Frist einzuhalten! Bekommt nur ein Mitglied die Einladung zu spät, kann es alle auf der Versammlung diskutierten Beschlüsse anfechten. Bei Briefen zählt hier im Übrigen nicht das Datum des Poststempels sondern der Tag des Erhalts. Auch bei einer Einladung über eine Zeitungannonce müssen Sie sichergehen, dass die Zeitung nicht erst nach Ablauf der Frist erscheint. In dem Fall wäre die Versammlung beschlussunfähig. Übrigens: Kommt die Einladung aufgrund einer veralteten Adresse zu spät beim Empfänger an, hat das keinen Einfluss auf die Beschlussfähigkeit der Versammlung, sofern dem Verein die neue Adresse nicht bekannt war. Es ist nicht Aufgabe des Vorstands, die aktuellen Adressen der Mitglieder zu recherchieren. Eine Satzungsformulierung, die klarstellt, dass Briefe und Mails jeweils an die letzte bekannte Adresse der Mitglieder übermittelt werden, gibt zusätzliche Sicherheit. Wie läuft eine Mitgliederversammlung ab?Jede Mitgliederversammlung und auch die Jahreshauptversammlung führt der Versammlungsleiter, der in der Satzung festgelegt ist. Sieht die Satzung niemanden für diese Aufgabe vor, wird sie vom Vorstand übernommen. Der Leiter sorgt für Ruhe und für den reibungslosen Ablauf der Versammlung. Sie soll so durchgeführt werden, dass die Vereinsaufgaben erledigt und Beschlüsse gefasst werden können. Der Verein mit entsprechenden Satzungsbestimmungen den Ablauf der Mitgliederversammlung im Detail regeln. Anderenfalls bestimmt der Versammlungsleiter den Ablauf und orientiert sich dabei an der Tagesordnung. Die Aufgaben des VersammlungsleitersDer Versammlungsleiter … eröffnet die Mitgliederversammlung und ernennt einen Protokollführer, sofern dieser nicht per Satzung bestimmt ist. … stellt die ordnungsgemäße Einberufung sowie die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung fest. … gibt die Tagesordnungspunkte sowie deren Reihenfolge bekannt, genehmigt diese und ruft sie der Reihe nach auf. … erteilt das Wort an Vereinsmitglieder, beschränkt ggf. Redezeiten, entzieht ihnen das Wort … kann ggf. Ordnungsmaßnahmen anordnen und Vereinsmitglieder bei massiven Störungen von der Mitgliederversammlung ausschließen. … nimmt Ehrungen vor. Jedes Vereinsmitglied hat ein Rederecht, ein Antragsrecht sowie einen Anspruch auf Auskunft. Jeder darf seine Meinung frei äußern, auch als scharfe, negative Kritik, jedoch ohne beleidigend zu werden. Der Versammlungsleiter muss darauf achten, jedes Mitglied gleich zu behandeln. Abstimmung und wirksame BeschlussfassungUm in der Mitgliederversammlung einen wirksamen Beschluss zu fassen, sollte der Antrag dazu präzise formuliert sein und zu einer Ja-Nein-Entscheidung führen. Zudem muss der Beschlussantrag als entsprechender Tagesordnungspunkt festgehalten sein. Der Beschluss selbst muss mit den Vereinsnormen, Mitgliedschaftspflichten, Bescheiden, Verträgen und Rechtsvorschriften vereinbar und zweckmäßig sein. Bei der Beschlussfassung hat jedes Vereinsmitglied eine Stimme, die es persönlich abgeben oder auf einen Vertreter übertragen kann. Ein Beschluss ist nur gültig, wenn die erforderliche Mitgliedszahl erreicht ist. Das Stimmrecht per Vollmacht übertragenGrundsätzlich muss die Stimme persönlich abgegeben werden. Das Wahlrecht auf der Versammlung lässt sich in den meisten Fällen aber auch übertragen. Ein Mitglied kann also auch mehrere Stimmen auf sich vereinen, falls es bevollmächtigt ist oder die Satzung ihm ein Sonderrecht einräumt. Eine Vollmacht ist sinnvoll, wenn ein Mitglied z.B. aus beruflichen oder gesundheitlichen Gründen nicht an der Mitgliederversammlung teilnehmen kann. Die Vollmacht muss schriftlich erteilt, aber nicht beglaubigt werden. Das sollte in der Vollmacht enthalten sein:
Gut zu wissen…
Benötigte Mehrheiten bei der BeschlussfassungAbstimmungen werden bei Mitgliederversammlungen grundsätzlich nach dem Prinzip der relativen Mehrheit entschieden, sofern die Satzung keine anderen Vorgaben macht. (§ 32 BGB Absatz 1 Satz 3) Satzungsänderungen können per Gesetz nur mit einer ¾-Mehrheit (qualifizierte Mehrheit) beschossen werden. Sie sind erst dann rechtskräftig, wenn sie in das Vereinsregister eingetragen sind (§ 33 BGB). Auch für die Vereinsauflösung ist eine ¾-Mehrheit vonnöten, falls dies die Satzung nicht anders regelt. (§ 41 BGB Satz 2) Um den Vereinszweck zu ändern, bedarf es der Zustimmung aller Vereinsmitglieder (hundertprozentige Mehrheit), wenn dies per Satzung nicht anders geregelt ist. (§ 33 BGB Abs. 1 Satz. 2, § 40 BGB Satz 1) Muss ein Protokoll geschrieben werden?Unbedingt. Jede Mitgliederversammlung sollte gewissenhaft protokolliert werden. Nicht nur, weil ein beglaubigtes Protokoll im Streitfall der rechtliche Nachweis der getroffenen Aussagen, Entscheidungen und Beschlüsse der Vereinsmitglieder ist. Vorstands-, Vereinszweck-, oder Satzungsänderungen müssen von Gesetzes wegen protokolliert und öffentlich beglaubigt werden, damit das Amtsgericht den Eintrag im Vereinsregister entsprechend abändern kann. Vereine sind laut BGB verpflichtet, per Satzung festzulegen, wie ihre Mitgliederversammlungen protokolliert werden. Ob dabei ein Ergebnisprotokoll, in dem nur die Ergebnisse der Beschlüsse und Wahlen vermerkt werden, oder ein Ablaufprotokoll, das auch die Anträge und die Diskussionen und Redebeiträge in indirekter Rede umfasst, geschrieben wird, bleibt dem Verein überlassen. In jedem Fall muss das Protokoll sachlich und objektiv formuliert werden, ohne persönliche Kommentare oder subjektive Einschätzungen. Wer die Aufgabe des Protokollanten übernimmt, bestimmt entweder die Satzung oder der Versammlungsleiter. In der Regel ist der Schriftführer des Vereins dafür zuständig. Er verantwortet neben dem Versammlungsleiter die Richtigkeit des Protokolls. Dieses muss zeitnah nach der Mitgliederversammlung in eine deutlich lesbare Endfassung gebracht und unterschrieben werden. Vollständig wird die Beurkundung der Beschlüsse mit einem Beleg der ordnungsgemäßen Einberufung und der Anwesenheitsliste. Das sollte das Protokoll beinhalten
WIR STEHEN IHNEN BEIM THEMA „MITGLIEDERVERSAMMLUNG“ MIT RAT UND TAT ZUR SEITE Primäre Aufgabe der Mitgliederversammlung ist es, wirksame Beschlüsse zu fassen. Dabei kommt es nicht selten zu Meinungsverschiedenheiten unter den Mitgliedern. Die Gültigkeit von Beschlüssen ist daher ein häufiges Streitthema im Verein. Meist werden Formfehler angeführt, um Beschlüsse anzufechten. Das DEUTSCHE EHRENAMT bietet Vereinen kompetente Unterstützung, wenn es darum geht, alle Vorschriften im Rahmen der Mitgliederversammlung zu beachten und Vereinsbeschlüsse unangreifbar zu machen. Unser Vereins-Schutzbrief schützt Sie nicht nur durch eine Absicherung bei Haftungsfällen. Unsere erfahrenen Anwälte prüfen Ihre Satzung und beraten Sie in allen Belangen des Vereinsrechts. Unsere Vereinsexperten stehen Ihnen in allen Vereinsbelangen mit wertvollen Tipps und individueller Beratung zur Seite. Diese Leistungen – Absicherung, Rechtsberatung & Vorstandsberatung – bieten wir Ihnen komplett und aus einer Hand schon ab €299 / Jahr. Was ist eine außerordentliche Versammlung?Als außerordentliche Mitgliederversammlungen werden die Zusammenkünfte bezeichnet, die nicht regelmäßig, sondern aus einem besonderen Anlass einberufen werden. Außerordentliche Mitgliederversammlungen werden einberufen: wenn der Vorstand es für erforderlich hält.
Wann Mitgliederversammlung?Nach § 36 BGB muss die Mitgliederversammlung in den in der Satzung bestimmten Fällen einberufen werden, und dann, wenn das Interesse des Vereins es erfordert. Ein solches Vereinsinteresse muss den Verein in seiner Gesamtheit betreffen.
Was bedeutet schriftlich einladen?Für die Einladung zur Mitgliederversammlung bedeutet das, dass die Einladung vom Vorstand unterzeichnet werden muss und dann per Post an die Mitglieder*innen versendet werden muss.
Wie stelle ich einen Antrag im Verein?Anträge. Grundsätzlich hat jedes Mitglied des Vereins das Recht, vor der Mitgliederversammlung Anträge in die Tagesordnung aufnehmen zu lassen. Dieses mitgliedschaftliche Recht kann durch die Satzung sowohl erweitert als auch beschränkt werden.
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Was ist der unterschied zwischen auserordent und ordentliche vereinsversammlung
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