Zurzeit erstellen viele Vermieter die Nebenkostenabrechnung für die von ihren Mietern angemieteten Wohnungen. Bei zentral beheizten Wohnungen gehört zu den Mietnebenkosten auch die Heizkostenabrechnung.
Der Vermieter von Wohnraum muss einmal jährlich eine solche Nebenkostenabrechnung erstellen, wenn der Mieter zusammen mit der Miete monatlich Nebenkostenvorauszahlungen leistet. Die umlagefähigen Nebenkosten sind in § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Er hat für die Erteilung der Nebenkostenabrechnung ein Jahr Zeit, gerechnet vom Ende des Abrechnungszeitraums an. In den meisten Fällen ist dies das Kalenderjahr. Das bedeutet, dass der Vermieter die Nebenkostenabrechnung für 2020 bis zum 31.12.2021 erstellt haben muss. Bis zu diesem Zeitpunkt muss die Abrechnung dem Mieter auch zugegangen sein.
Hält der Vermieter diese Frist nicht ein, hat er keinen Anspruch mehr auf mögliche Nachzahlungen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat.
Umgekehrt hat jeder Mieter, der Nebenkostenvorauszahlungen leistet, einen Anspruch auf Rückzahlung bzw. Erstattung des zu viel gezahlten Nebenkostenbetrags bezüglich nicht angefallener Nebenkosten. Die Erstattungspflicht hieraus wird mit der Nebenkostenabrechnung fällig.
Damit kann sich der Vermieter, der die eingangs aufgezeigte Frist nicht einhält, damit konfrontiert sehen, dass der Mieter seine laufenden Nebenkostenvorauszahlungen zurückhält, weil der Vermieter seiner Pflicht zur rechtzeitigen Abrechnung nicht nachgekommen ist und der Mieter als Folge hieraus seinen Anspruch auf Rückzahlung der geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen durch Zurückbehalten der laufenden Nebenkostenvorauszahlungen durchsetzen kann. Ist das Mietverhältnis beendet, so hat der Mieter regelmäßig diese Möglichkeit nicht mehr und er kann seinen Anspruch in Form der direkten Rückforderung durchsetzen.
Ein etwaiges Guthaben aus einer verspätet erstellten Abrechnung muss der Vermieter jedoch an den Mieter auszahlen.
Prüft der Mieter die Nebenkostenabrechnung und entdeckt er Fehler, so hat er ein Jahr nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Zeit, Widerspruch hiergegen einzulegen. Versäumt der Mieter diese Frist, so kann er seine Einwendungen gegen die erteilte Abrechnung nicht mehr wirksam vorbringen. Eine Ausnahme hiervon besteht nur dann, wenn er die Verspätung selbst nicht zu vertreten hat, er also keine Ursache hierfür gesetzt hat.
Grundsätzlich hat der Mieter nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung, die mit einer Nachforderung schließt, 30 Tage Zeit, die Nachzahlung auszugleichen. Dies gilt nicht, wenn eine individuelle Zahlungsfrist vereinbart wurde. Erscheint dem Mieter die Abrechnung fehlerhaft, so sollte er den Betrag zunächst unter Vorbehalt zahlen, um nicht in Zahlungsverzug zu gelangen. Stellt sich nach Prüfung der Abrechnung dann heraus, dass der Betrag tatsächlich zu hoch war, kann er die Differenz einfordern oder mit den Vorauszahlungen für das nächste Jahr verrechnen.
Ein etwaiges Guthaben hat der Vermieter gleichfalls binnen 30 Tagen an den Mieter auszugleichen.
Doch was bedeutet es noch, wenn der Vermieter die Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig oder gar nicht erstellt?
Der Mieter hat einen Anspruch auf Erteilung einer Nebenkostenabrechnung. Dieser Anspruch unterliegt einer dreijährigen Verjährung gerechnet vom Zeitpunkt des Endes der Abrechnungsfrist. Die Abrechnungsfrist für die Nebenkostenabrechnung 2019 beispielsweise endet am 31.12.2020. Der Anspruch des Mieters verjährt damit am 31.12.2023.
Auch der Anspruch des Vermieters auf etwaige Nachzahlungen des Mieters aus der Nebenkostenabrechnung verjährt binnen drei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, wobei dies in der Regel mit der Erteilung einer wirksamen Abrechnung einhergeht.
Der Bundesgerichtshof (Urteil vom 25.01.2017, Az. VIII ZR 249/15) hat entschieden, dass Vermieter Nachzahlungen von Betriebskosten grundsätzlich nur innerhalb der üblichen Jahresfrist verlangen dürfen. Sind Betriebskostenabrechnungen verspätet vorgelegt worden, können Vermieter Nachzahlungen nur dann verlangen, wenn diese konkret darlegen, dass sie die verspätete Abrechnung der Nebenkosten nicht zu vertreten haben.
Was sind Betriebskosten?
Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer eines Hauses oder einer Wohnung durch den Gebrauch entstehen. Der Eigentümer kann die Betriebskosten auf den Mieter umlegen. Voraussetzung dafür ist, dass Vermieter und Mieter eine entsprechende Regelung im Mietvertrag treffen. Üblich ist, dass Mieter eine monatliche Vorauszahlung der Betriebskosten leisten und der Vermieter am Ende eines Abrechnungszeitraumes eine detaillierte Abrechnung der tatsächlich entstandenen Kosten vorlegt. Zuviel gezahlte Betriebskosten müssen dem Mieter erstattet werden. Decken die gezahlten monatlichen Vorauszahlungen die anteiligen Betriebskosten eines Mieters nicht, kann der Vermieter eine entsprechende Nachzahlung fordern.
Welche Betriebskosten dürfen nach Vereinbarung auf den Mieter umgelegt werden?
Nicht alle Betriebskosten dürfen auf Mieter umgelegt werden. Die typischen umlagefähigen Betriebskosten sind:
- Grundsteuer
- Gebühr für Abwasser
- Kosten für Heizung und Warmwasser
- Aufzugskosten für Bedienung, Pflege und Strom
- Ausgaben zur Straßen- und Gebäudereinigung
- Kosten für die Müllbeseitigung
- Ausgaben für die Ungezieferbeseitigung
- Kosten für die Gartenpflege
- Kosten für den Schornsteinfeger
- Sach- und Haftpflichtversicherungen
- Hausmeisterkosten
- Empfangseinrichtungen und Verteileranlagen für Fernsehen und Internet
- Kosten eines Waschraumes
- Kosten für Beleuchtung.
Grundsätzlich nicht umlagefähig sind alle Kosten, die der Instandhaltung und Reparatur einer Immobilie dienen. Der Vermieter ist nämlich verpflichtet das vermiete Objekt selbstständig zu reparieren und instand zu setzen. Auch Kosten für die Verwaltungsarbeit können nicht auf Mieter umgelegt werden.
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Abrechnung über Betriebskosten – welche Fristen gelten?
Der Vermieter muss spätestens 12 Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode über die Betriebskosten abrechnen und dem Mieter eine vollumfängliche Abrechnung vorlegen. Die Betriebskostenabrechnung muss dabei gesetzliche Wirksamkeitsvoraussetzungen erfüllen. So muss eine rechtswirksame Betriebskostenabrechnung beispielsweise das genaue Wohnobjekt, den Abrechnungszeitraum, den Abrechnungsmaßstab und die auf die konkrete Wohnung entfallenden anteiligen Kosten enthalten. Verschickt ein Vermieter die Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums, kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachzahlung von Betriebskosten mehr verlangen.
Ausnahme – Zahlungspflicht auch bei verspäteter Nebenkostenabrechnung bei fehlendem Verschulden
Grundsätzlich muss ein Vermieter die Betriebskostenabrechnung gemäß § 556 Abs. 3 S. 2 BGB dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende eines Abrechnungszeitraumes vorlegen. Legt ein Vermieter die Betriebskostenabrechnung erst verspätet vor, geht der Anspruch auf Nachzahlung grundsätzlich unter. Eine Ausnahme gilt jedoch dann, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Trifft den Vermieter an den Umständen der verspäteten Betriebskostenabrechnung keine Schuld, müssen Mieter den Nachzahlungsansprüchen nachkommen. Eine solche Ausnahme kann beispielsweise dann vorliegen, wenn Energieversorger nötige Abrechnungen erst verspätet versenden. Den Nachweis eines fehlenden Verschuldens muss jedoch stets der Vermieter erbringen.
BGH bestätigt strenge Voraussetzungen einer Zahlungspflicht bei verspätetem Zugang der Betriebskostenabrechnung
Der Bundesgerichtshof hat nun die strengen Voraussetzungen bestätigt, die Vermieter erfüllen müssen, um die Nachzahlung von Betriebskosten – trotz verspäteter Betriebskostenabrechnungen – gegen Mieter durchsetzen zu können. Ein Vermieter und Mitglied einer Wohnungseigentümergemeinschaft hatte seiner Mieterin die Betriebskostenabrechnung für die Jahre 2010 und 2011 erst im Dezember 2013 vorgelegt. Die Abrechnung für das Jahr 2010 hätte bis Ende 2011 vorliegen müssen, die Abrechnung für das Jahr 2011 bis Ende 2012. Die Mieterin verweigerte daraufhin die vom Vermieter verspätet geltend gemachten Zahlungsaufforderungen.
Klage auf Zahlung des Vermieters
Der Vermieter hat seine Mieterin daraufhin auf Nachzahlung der Betriebskosten verklagt. Der Vermieter argumentierte, dass die WEG-Hausverwaltung in der Vergangenheit fehlerhaft und unzureichend gearbeitet habe. Die Hausverwaltung sei daher zum zum Ende des Jahres 2012 von ihren Aufgaben entbunden worden. Bis dahin habe das Unternehmen keine ordnungsgemäßen Abrechnungen über die Betriebskosten der Jahre 2010 und 2011 erstellt. Aus diesem Grund sei es auch der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht möglich gewesen wirksame Beschlüsse über die Jahresabrechnungen zu fassen.
Verspätete WEG-Abrechnung keine ausreichende Rechtfertigung
Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass die unzureichende Arbeit einer WEG-Verwaltung eine verspätete Betriebskostenabrechnung nicht rechtfertigt. Nach Ansicht der Richter am Bundesgerichtshof muss ein Vermieter auch dann innerhalb der Jahresfrist über die Betriebskosten abrechnen, wenn der Beschluss der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung noch nicht vorliegt. Die gesetzliche Systematik lasse nicht erkennen, dass der Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft vor der Abrechnung der Betriebskosten vorliegen müsse. Der Mieter müsse zeitnah über die Abrechnung informiert werden, um Rechtssicherheit zu erlangen. Es könne nicht sein, dass Mieter von Eigentumswohnungen länger auf die korrekte Abrechnung der Betriebskosten warten müssten, als Mieter von normalen Wohnungen.
Eigene Handlungspflichten bei erwartetem negativen Verlauf
Der BGH betont zwar, dass sich ein Wohnungseigentümer das Verschulden einer Wohnungsverwaltung nicht zurechnen lassen müsse, da der Verwalter nicht als Erfüllungsgehilfe des Wohnungseigentümers handele. Doch müsse ein Vermieter, der trotz einer verspäteten Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung verlangt, nachweisen, ob und welche Maßnahmen er ergriffen hat, um eine zeitnahe Betriebskostenabrechnung zu ermöglichen. Im konkreten Fall aber habe der Vermieter keine Maßnahmen ergriffen, obwohl bereist im Jahre 2010 erkennbar war, dass die damalige Hausverwaltung keine fristgerechte Wohngeldabrechnung übermitteln wird.
Fazit
Betriebskostenabrechnungen müssen Mietern grundsätzlich innerhalb eines Jahres nach dem Ende eines Abrechnungszeitraumes vorgelegt werden. Mieter können die Nachzahlung von Betriebskosten verweigern, wenn die Abrechnung über Betriebskosten verspätet erfolgt. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten haben. Die Rechtsprechung zieht hierbei jedoch enge Grenzen. Erhalten Mieter verspätete Betriebskostenabrechnungen und drängt der Vermieter auf eine Nachzahlung, sollte eine rechtssichere Prüfung des Einzelfalles erfolgen, um die Wirksamkeit des Zahlungsanspruches bewerten zu können. Haben Mieter trotz verspäteter Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung geleistet, können diese ihr Geld zurück verlangen. Auch können Mieter trotz Ablauf der Jahresfrist eine Abrechnung über die Betriebskosten verlangen und zu viel gezahlte Nebenkosten zurückfordern. Für diese Ansprüche der Mieter gilt sogar eine Frist von drei Jahren. (NH)
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