Eine Jahresmeldung ist für jeden am 31.12. beschäftigten Arbeitnehmer zu erstellen.
Dabei spielt es keine Rolle, ob die Beschäftigten rentenversicherungspflichtig, nur versicherungspflichtig zur Unfallversicherung oder freiwillig in der Kranken- und Pflegeversicherung versichert sind.
Diese sogenannte Entgelt-/Jahresmeldung ist bis zum 15.02. des Folgejahres an die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse) mit dem Abgabegrund "50" zu übermitteln. Als Entgelt wird das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung gemeldet.
Wozu das Ganze?
Das gemeldete Entgelt wird für die Berechnung der späteren Rentenansprüche herangezogen. Auf Grundlage sämtlicher während des Berufslebens gemeldeter Arbeitsentgelte wird beispielsweise die Altersrente berechnet.
Meldefrist
Die Übermittlung der Jahresmeldung hat grundsätzlich mit der ersten folgenden Lohnabrechnung/ Gehaltsabrechnung des Folgejahres zu erfolgen.
Sie müssen jedoch spätestens bis zum 15.02. bei der Krankenkasse vorliegen.
Fällt der 15.02. auf ein Wochenende, sind die Jahresmeldungen spätestens bis zum nächsten Werktag an die jeweiligen Krankenkassen abzugeben.
Übermittlungsweg
Die Meldung hat maschinell per Datenübermittlung zu erfolgen - beispielsweise mit dem Programm sv.net. Sie können diese Software entweder auf Ihrem PC installieren oder als Internetanwendung nutzen.
Jahresmeldung ja oder nein?
Eine Jahresmeldung ist nicht zu übermitteln, wenn bereits wegen einer Unterbrechung der Beschäftigung (z. B. Krankengeldbezug) eine Unterbrechungsmeldung zu erstellen war und der 31.12. in den Unterbrechungszeitraum fällt.
Auch wenn wegen einer Änderung im Beschäftigungs- oder Versicherungsverhältnis zum 31.12. eine Meldung zu übermitteln ist, ist auch keine Jahresmeldung zu erstellen.
Wie sind Einmalzahlungen im Rahmen der Märzklausel zu melden?
Bislang hatten Sie für die Abgabe der Jahresmeldungen Ihrer Beschäftigten bis zum 15.04. des Folgejahres Zeit. Das war praktisch – waren bis dahin doch auch die Einmalzahlungen des Zeitraums 01.01. bis 31.03. erfasst und Sie konnten sich gesonderte Meldungen sparen.
Wenn die Einmalzahlungen rechtzeitig bekannt und ausgezahlt werden, melden Sie diese einfach mit der Jahresmeldung.
Können Sie die Einmalzahlung bei der Jahresmeldung zum 15.02. des nächsten Jahres nicht angeben, heißt das: Jahresmeldung korrigieren oder aber nachmelden. Dafür sieht die DEÜV eine Sondermeldung, mit dem Abgabegrund „54“ (Meldung eines einmalig gezahlten Arbeitsentgelts) vor. Sie ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstatten, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach der Zahlung.
Die unfallversicherungsspezifischen Daten sind zusätzlich zur Entgeltmeldung in einer separaten UV-Jahresmeldung nach § 28a Abs. 2a SGB IV zu übermitteln. Hierbei sind keine Angaben insbesondere zum Personengruppenschlüssel, Staatsangehörigkeitsschlüssel, Beitragsgruppenschlüssel, Tätigkeitsschlüssel oder geleisteten Arbeitsstunden erforderlich.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, jeweils vor der Abgabe der UV-Jahresmeldungen und des elektronischen Lohnnachweises einen automatisierten Abgleich mit der bei der DGUV errichteten Stammdatendatei durchzuführen (§ 101 Abs. 4 SGB IV). Hierdurch soll sichergestellt werden, dass nur Meldungen mit korrekten Mitgliedsnummern und Gefahrtarifstellen übermittelt werden können. Um am Verfahren teilnehmen zu können, informieren die Unfallversicherungsträger jedes Mitglied schriftlich über die relevanten Zugangsdaten (d. h. BBNRUV, MNR und PIN). Führt ein Arbeitgeber den Abgleich mit der Stammdatendatei nicht durch, werden weder UV-Jahresmeldungen noch der elektronische Lohnnachweis übermittelt.
Die UV-Jahresmeldung ist an die Datenannahmestelle der Einzugsstelle zu melden, die zum Zeitpunkt der Abgabe der Meldung für den Arbeitnehmer zuständig ist. Ist zum Zeitpunkt der Abgabe der UV-Jahresmeldung keine zuständige Einzugsstelle zu ermitteln, ist die UV-Jahresmeldung an die Datenannahmestelle der zuletzt bekannten Einzugsstelle zu übermitteln.
Eine Bescheinigung über den Inhalt der abgegebenen Meldung (§ 25 Abs. 1 Satz 1 DEÜV) ist für die UV-Jahresmeldung nicht zu erstellen.
Die Meldung dient Zwecken der Betriebsprüfung. Fehlt die Meldung, müssen im Vorfeld der Prüfung Daten beim Arbeitgeber erhoben werden.
Inhalte der UV-Jahresmeldungen
Abgabegrund
Der Meldetatbestand der UV-Jahresmeldung ist mit dem Abgabegrund 92 zu kennzeichnen.
Meldezeitraum
Das Kalenderjahr der Versicherungspflicht zur Unfallversicherung ist im Meldezeitraum unabhängig vom tatsächlichen Beschäftigungszeitraum stets mit dem Zeitraum „01.01. bis 31.12.“ anzugeben.
Betriebsnummer des zuständigen UV-Trägers
Jeder UV-Träger hat eine eigene Betriebsnummer, die der Arbeitgeber in der Meldung anzugeben hat. Die Betriebsnummer des zuständigen UV-Trägers steht im Zuständigkeitsbescheid und in jedem anderen Dokument des UV-Trägers.
UV-Mitgliedsnummer des Beschäftigungsbetriebs
Jeder Arbeitgeber hat für sein Unternehmen beim UV-Träger eine eigene Mitgliedsnummer. Die Mitgliedsnummer des Arbeitgebers beim zuständigen UV-Träger ist in jedem Bescheid des UV-Trägers zu finden.
Gefahrtarifstelle
Die für den jeweiligen Arbeitgeber vom UV-Träger vorgegebenen Gefahrtarife und die dazugehörige Betriebsnummer stehen im Veranlagungsbescheid. Es sind in der Regel ein bis drei Gefahrtarifstellen, in sehr seltenen Fällen gibt es bis zu acht Gefahrtarifstellen pro Unternehmen. In der Meldung hat der Arbeitgeber die für den einzelnen Arbeitnehmer zutreffende Gefahrtarifstelle anzugeben.
Muss das Gesamtentgelt des Arbeitnehmers aufgrund von verschiedenen Tätigkeiten, die unterschiedlichen Gefahrtarifstellen zuzuordnen sind, aufgeteilt werden, sind entsprechende Teilentgelte je Gefahrtarifstelle getrennt einzutragen.
Je nach Gefahrtarif und Satzung der einzelnen UV-Träger ist eine Vielzahl unterschiedlicher Konstellationen möglich.
Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt in der Unfallversicherung
Es ist das gesamte im Meldezeitraum (Kalenderjahr der Versicherungspflicht zur Unfallversicherung) in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers anzugeben.
UV-Grund
Das Feld UV-Grund bildet Besonderheiten der Unfallversicherung ab. Dies können Fallgestaltungen sein, in denen die Beiträge zur Unfallversicherung nicht nach dem Arbeitsentgelt bemessen werden (A07 bis A09); in diesen Fällen wird die Beitragsberechnung nicht von der Rentenversicherung geprüft. Im Feld UV-Grund werden daneben solche Fälle gekennzeichnet, in denen das zu meldende beitragspflichtige Arbeitsentgelt zur UV 0 Euro beträgt.
Das Feld UV-Grund kann folgende Inhalte haben:
Grundstellung (Leerzeichen) | ohne Besonderheiten |
| A07 | Meldungen für Arbeitnehmer von UV-Trägern |
| A08 | Beitragsbemessung bei landw. BG |
| A09 | Beitragsbemessung nicht nach Arbeitsentgelt |
| B01 | Entsparung von ausschließlich sv-pflichtigem Wertguthaben (Beitragspflicht in der UV bereits in der Ansparphase) |
| B06 | UV-Entgelt wird in einer anderen Gefahrtarifstelle dieser Entgeltmeldung angegeben |
| B09 | Sonstige Sachverhalte, die kein UV-Entgelt in der Entgeltmeldung erfordern (Höchstarbeitsverdienst wurde aufgrund des Wechsels des Entgeltabrechnungsprogramms im laufenden Kalenderjahr bereits gemeldet) |
| Bei UV-Grund A07, A08 und A09 ist die Angabe des UV-Trägers erforderlich, die Angabe der MTNR dagegen entbehrlich. | |
| Bei UV-Grund B01, B06 und B09 ist die Angabe des UV-Trägers und der MTNR erforderlich. |
Meldepflichtiger Personenkreis
Für jeden in der Unfallversicherung versicherten Beschäftigten ist die Abgabe der UV-Jahresmeldung erforderlich. Dies gilt sowohl für Auszubildende, Praktikanten und Werkstudenten als auch für geringfügig und unständig Beschäftigte.
Kurzfristig Beschäftigte
Kurzfristig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV (PGR 110) unterliegen dem Unfallversicherungsschutz, sodass das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt in einer UV-Jahresmeldung zu übermitteln ist.
Beschäftigte in Privathaushalten
Für Beschäftigte in Privathaushalten, die von der Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See im Rahmen des Haushaltsscheckverfahrens elektronisch an die Rentenversicherung gemeldet werden (PGR 209 oder 210), ist die Abgabe von UV-Jahresmeldungen nicht erforderlich.
Mitarbeiter in land- und forstwirtschaftlichen Betrieben
Landwirtschaftliche Berufsgenossenschaften berechnen die Unfallumlage nicht nach Entgelten oder Kopfpauschalen, sondern nach sonstigen Parametern, zum Beispiel dem Hektarwert. Aus diesem Grund sind diese Betriebe hinsichtlich der Unfallversicherung von den Rentenversicherungsträgern nicht zu prüfen. Um diese Besonderheit im DEÜV-Meldeverfahren abzubilden, ist in der UV-Jahresmeldung der UV-Grund A08 anzugeben. Das unfallversicherungspflichtige Entgelt und die Gefahrtarifstelle bleiben leer.
Dies gilt bei Meldungen für mitarbeitende Familienangehörige, Bezieher von Ausgleichsgeld für landwirtschaftliche Arbeitnehmer und auch Arbeitnehmer, die nicht bei der landwirtschaftlichen Krankenkasse versichert sind.
Meldungen von Arbeitgebern der öffentlichen Hand/Unfallkasse
Soweit Arbeitgeber bei Unfallkassen versichert sind, welche die Beiträge nicht nach Entgelten berechnen, sind die Beitragszahlungen zur Unfallversicherung nicht von den Trägern der Rentenversicherung zu prüfen. Um diese Besonderheit im DEÜV-Meldeverfahren abzubilden, ist in der UV-Jahresmeldung der UV-Grund A09 anzugeben. Das unfallversicherungspflichtige Entgelt und die Gefahrtarifstelle bleiben leer.
Mitarbeiter von Unfallversicherungsträgern
Beschäftigte der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung sind über den eigenen Unfallversicherungsträger unfallversichert. Eine Veranlagung von Gefahrtarifstellen wird durch die UV-Träger daher nicht vorgenommen. Um diese Besonderheit im DEÜV-Meldeverfahren abzubilden, ist in der UV-Jahresmeldung der UV-Grund A07 anzugeben. Das unfallversicherungspflichtige Entgelt und die Gefahrtarifstelle bleiben leer.
Vorruhestandsgeldempfänger
Vorruhestandsgeldempfänger unterliegen keinem Unfallrisiko mehr. Für diesen Personenkreis sind daher keine UV-Jahresmeldungen abzugeben.
Arbeitnehmer in Altersteilzeitarbeit und in anderen flexiblen Arbeitszeitregelungen
Für die Ermittlung der Unfallversicherungsbeiträge ist das laufende Arbeitsentgelt stets nach dem Entstehungsprinzip heranzuziehen. Das
bedeutet, dass in der Unfallversicherung – anders als in übrigen Sozialversicherungszweigen – in den Fällen der vollständigen Freistellung Unfallversicherungsbeiträge ausschließlich in der Ansparphase der flexiblen Arbeitszeitregelung erhoben werden, da kein relevantes
Unfallrisiko in der Freistellungsphase (mehr) besteht. In der UV-Jahresmeldung ist in der Arbeitsphase das gesamte Arbeitsentgelt zur Unfallversicherung zu melden – anders als in den Meldungen zu den anderen Zweigen der
Sozialversicherung. Während der Arbeitsphase werden daher die Arbeitsentgelte zur Unfallversicherung und zur übrigen Sozialversicherung grundsätzlich unterschiedlich
hoch sein. Während der Arbeitsphase werden daher die Arbeitsentgelte zur Unfallversicherung und zur übrigen Sozialversicherung grundsätzlich unterschiedlich hoch sein. Während der Freistellungsphase sind dann in der UV-Jahresmeldung keine Angaben zum unfallversicherungspflichtigen Entgelt und zur Gefahrtarifstelle zu melden. Der
UV-Grund hat den Inhalt B01.
Im Insolvenzverfahren freigestellte Arbeitnehmer
Im Insolvenzverfahren freigestellte Arbeitnehmer (Meldungen mit den Meldegründen 70 und 72) unterliegen keinem Unfallrisiko mehr. Für diesen Personenkreis sind daher keine UV-Jahresmeldungen abzugeben.
Beschäftigte, für die Versicherungsfreiheit in der Unfallversicherung besteht
Für diesen Personenkreis sind keine UV-Jahresmeldungen abzugeben.
Meldungen mit einem UV-Entgelt 0 Euro
Die Angabe eines unfallversicherungspflichtigen Entgeltes in Höhe von 0 Euro ist mit den UV-Gründen B06 oder B09 zu begründen. Meldungen mit dem UV-Entgelt von 0 Euro ohne die Angabe eines Grundes werden abgewiesen. Die weiteren Daten zur Unfallversicherung sind vollständig anzugeben.
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