Bei der Gewinnermittlung durch Buchführung sind zum Ende eines Wirtschaftsjahres ein Jahresabschluss in Form einer Bilanz und einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung aufzustellen. Aus dem Geschäftsabschluss sollen das Vermögen, die Schulden sowie der Gewinn des Unternehmens ersichtlich sein. Hier lesen Sie, wer davon betroffen ist und was bei der Bilanzierung zu beachten ist.
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In diesem Artikel:
- Buchführungspflicht: Wer ist davon betroffen?
- Bilanzierung: Das sollten Sie wissen
- Wofür sich das Finanzamt interessiert
- So können Unternehmen die Bilanzierung gestalten
- Diese Aufbewahrungspflichten müssen Sie beachten
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Buchführungspflicht: Wer ist davon betroffen?
Bei der Buchführungspflicht ist zu unterscheiden, ob Sie Einkünfte aus selbstständiger Arbeit oder Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb erzielen:
Einkünfte aus selbstständiger Arbeit
Falls Sie Einkünfte aus einer selbstständigen Arbeit nachgehen, können Sie den Gewinn durch eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln. Sie können jedoch freiwillig eine Buchführung erstellen. Lesen Sie dazu auch das Stichwort Freier Beruf/Gewerbetreibende.
Einkünfte aus Gewerbebetrieb
Bei Einkünften aus einem Gewerbebetrieb müssen folgende Personen Bücher führen:
1. Kaufleute, die nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) dazu verpflichtet sind.
2. Gewerbetreibende, deren Gewinn 60.000 EUR oder deren Umsatz 600.000 EUR übersteigt und die das Finanzamt zur Buchführung auffordert.
Die Finanzämter reagieren nicht immer sofort auf das Überschreiten der Grenzwerte. Sie können dann weiterhin bei der bisherigen Gewinnermittlung bis zum Ende des Jahres bleiben, in dem Sie eine Aufforderung erhalten. Alle anderen können ihren Gewinn mittels Einnahme-Überschuss-Rechnung oder freiwillig durch eine Buchführung ermitteln. Überschreiten Sie die Grenzen nicht, beachten Sie bitte auch das Stichwort Kleingewerbetreibende/-unternehmer.
E-Bilanz Alle Gewerbetreibenden, die buchführungspflichtig sind oder freiwillig bilanzieren, müssen den Jahresabschluss (Bilanz und GuV) elektronisch übertragen. Grundlage hierfür ist eine Taxonomie, die durch das BMF bekannt gegeben wird. Die elektronische Datenübermittlung muss für Steuerpflichtige wirtschaftlich oder persönlich zumutbar sein. Dieses ist bei Kleinstbetrieben nicht der Fall, wenn hierdurch ein erheblicher finanzieller Aufwand verursacht wird.
Bilanzierung: Das sollten Sie wissen
Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung bilden zusammen den Jahresabschluss. Wie Sie dabei vorgehen müssen, zeigt Ihnen folgendes Beispiel:
Praxis-BeispielA ist Inhaber einer Buchhandlung. Die letzte Bilanzerstellung erfolgte auf den 31.12.2021.
Frage: Wie muss A den Jahresabschluss zum 31.12.2021 erstellen?
Antwort: Die in der Bilanz zum 31.12.2021 ausgewiesenen Bestände werden in der Buchführung des Jahres 2022 als Anfangsbestände übertragen. Nachdem im Laufe des Jahres 2022 sämtliche Geschäftsvorfälle auf den Buchführungskonten verbucht worden sind, erfolgt zum 31.12.2022 ein Abschluss der Konten. Die Schlussbestände der Bestandskonten (z. B. Maschinen, Kasse, Forderungen, Verbindlichkeiten) werden in die zum 31.12.2022 aufzustellende Schlussbilanz und die Salden der Erfolgskonten (z. B. Löhne, Telefonkosten, Warenverkaufserlöse) in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung übertragen.
Geschäftsjahr/Wirtschaftsjahr
Bei Gewerbetreibenden, die im Handelsregister eingetragen sind, ist das Wirtschaftsjahr der Zeitraum, für den sie regelmäßig Abschlüsse machen. Diese Unternehmer:innen können auch ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr (z. B. 1.7.2021 bis 30.6.2022) wählen. Dann erfolgt die Besteuerung des Gewinns im Jahr des Abschlussstichtags (im Beispiel: 2022).
Praxis-Tipp: Ein Wechsel von einem vom Kalenderjahr abweichenden zu einem mit dem Kalenderjahr übereinstimmenden Wirtschaftsjahr ist jederzeit möglich. Der umgekehrte Weg ist nur mit Zustimmung des Finanzamts möglich. Die Behörde wird diese nicht versagen, wenn Sie wirtschaftliche Gründe anführen (z. B. Kerngeschäft während der Abschlussarbeiten).
Wichtig:Für alle anderen Gewerbetreibenden ist das Kalenderjahr als Gewinnermittlungszeitraum vorgeschrieben.
Bilanz
In der Bilanz werden am Ende des Geschäftsjahres (z. B. 31.12.2021) das vorhandene Vermögen (z. B. Maschinen, Kasse, Forderungen, Warenbestand) und die zu diesem Zeitpunkt vorliegenden Schulden (z. B. Lieferantenverbindlichkeiten, Umsatzsteuer, Rückstellungen) einander gegenübergestellt. Soweit die Vermögenswerte die Schulden übersteigen, liegt (positives) Eigenkapital vor.
Wichtig:Eine der wichtigsten Abschlussarbeiten besteht darin, die einzelnen Bilanzpositionen mit dem zutreffenden Wert anzusetzen (Bewertung).
Kapitalgesellschaften müssen sich an die Bilanzgliederungsvorschriften des Handelsgesetzbuches (§ 266 HGB) halten. Die übrigen Bilanzierenden sind relativ frei im Aufbau der Bilanz.
Wichtig: Bilanzierende Steuerpflichtige müssen den Inhalt der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlust-Rechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung übermitteln. Lesen Sie dazu die Stichwörter ELSTER und ELStAM.
Gewinn-und-Verlust-Rechnung
In der Gewinn-und-Verlust-Rechnung werden die Aufwendungen und Erträge des jeweiligen Geschäftsjahres einander gegenübergestellt. Soweit die Erträge die Aufwendungen übersteigen, ergibt sich ein Gewinn. Ist dies nicht der Fall, wird ein Verlust ausgewiesen.
Auch hier gibt es für Kapitalgesellschaften klare Gliederungsvorschriften.
Anhang/Erläuterungen
Kapitalgesellschaften und bestimmte Personengesellschaften müssen die Positionen der Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung in einem Anhang (§§ 284-288 HGB) erläutern. Der Anhang ist Bestandteil des Jahresabschlusses.
Wofür sich das Finanzamt interessiert
Die Finanzämter achten vor allem auf folgende Punkte:
- Anschaffungskosten bzw. Herstellkosten der abnutzbaren Anlagegüter
- Investitionsabzugsbeträge
- Abschreibungsmethoden
- Bewertung von Vorräten, Forderungen, Rückstellungen
- Teilwertabschreibungen. Wurde in früheren Jahren eine Teilwertabschreibung vorgenommen und ist inzwischen eine Wertsteigerung eingetreten, muss wegen des Wertaufholungsgebots die frühere Teilwertabschreibung rückgängig gemacht werden (Abschreibungen im Betrieb).
Sind in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung außergewöhnliche Kosten (z. B. hohe Reisekosten, Teilwertabschreibung, hohe Reparaturaufwendungen) enthalten, kann dies der Anstoß für eine Betriebsprüfung sein. Auffällige Positionen sollten Sie daher erläutern.
So können Unternehmen die Bilanzierung gestalten
Im Rahmen der Bewertung der Vorräte sowie bei den Rückstellungen haben Unternehmen den größten Bewertungsspielraum. Auch durch die Bildung eines Investitionsabzugsbetrags lässt sich der Gewinn beeinflussen. Ein geringer Ansatz der halbfertigen Arbeiten bzw. der Waren führt zu einer Gewinnreduzierung. Gleiches gilt für einen hohen Ansatz von Rückstellungen.
Wichtig: Lassen Sie sich von Ihrer Steuerkanzlei beraten, in welcher Bandbreite die jeweiligen Ansätze liegen können. Entscheiden Sie gemeinsam, in welcher Höhe eine Bilanzierung erfolgen soll.
Kauftipp: Die steuerlichen Auswirkungen dieser Gestaltungsspielräume können Sie sehr schnell mit einem entsprechenden Steuersoftwareprogramm berechnen. Taxman für Selbstständige gibt Ihnen zum Beispiel mit einem Steuertacho und -barometer jederzeit einen schnellen Blick auf die aktuelle Steuerberechnung.
Diese Aufbewahrungspflichten müssen Sie beachten
Das müssen Sie als Unternehmer:in aufbewahren (§ 257 HGB, § 147 AO):
10 Jahre: Handelsbücher, Buchungsbelege, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
6 Jahre: Empfangene Handelsbriefe, Kopien der abgesandten Handelsbriefe, sonstige Unterlagen.
Von der Aufbewahrungspflicht sind auch Daten betroffen, die digital erstellt wurden (z. B. durch eine Buchhaltungssoftware o. Ä.). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch erfolgt, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.