Sie schreiben eine Auftragsbestätigung, wenn Kunden ein Angebot bestätigen und Ihnen einen Auftrag für eine Lieferung oder Leistung erteilen. Auf englisch heißt Auftragsbestätigung „order confirmation‟.
Mit einem guten Rechnungsprogramm können Sie Ihren Kunden schnell und einfach professionelle Rechnungen und Angebote zukommen lassen, um so noch mehr Aufträge zu erhalten.
Eine Auftragsbestätigung ist eine Willenserklärung, denn Sie erklären sich dazu bereit, die bestellte Lieferung bzw. Leistung zu erbringen.
Muster für eine Auftragsbestätigung – Was gehört dazu?
Es gibt keine festgelegte Vorlage für eine Auftragsbestätigung. Folgende Elemente sind jedoch sinnvoll:
Titel: „Auftragsbestätigung“
Daten des Kunden (Name, Anschrift, etc.)
Firmendaten des Auftragnehmers
aktuelles Datum
Bezeichnung, Menge und Preis der Produkte/Leistungen
Liefer- oder Leistungsdatum und ggf. abweichende Lieferadresse
Zahlungsbedingungen
Gerichtsstand (d.h. das für den Auftragnehmer zuständige Gericht)
Eigentumsvorbehalt (d.h. ein Hinweis, dass die Ware erst nach kompletter Zahlung Eigentum des Kunden ist)
Da es keine formalen Regeln für den Inhalt gibt, muss auch nicht zwingend eine Unterschrift auf die Auftragsbestätigung. Möchten Sie eine setzen, ist das natürlich völlig in Ordnung. Sie können auch Ihren Kunden bitten, sie zu unterschreiben, falls Sie sichergehen möchten, dass er weiterhin einverstanden ist. Das ist aber auch nicht Pflicht.
Wann muss ich eine Auftragsbestätigung schreiben?
Sie müssen eine Auftragsbestätigung ausstellen, wenn Sie einem Kunden ein sogenanntes freibleibendes Angebot gemacht haben, er dieses bestätigt hat und Sie diesen Auftrag angenommen haben.
Bei einem freibleibenden Angebot sind die Angaben (Mengen, Preise, etc.) unverbindlich. Wenn Sie sich also nicht sicher bist, dass Sie das Angebot zu einem späteren Zeitpunkt auch genau so erfüllen können, sollten Sie es schriftlich als freibleibend kennzeichnen.
In anderen Fällen ist die Auftragsbestätigung nicht erforderlich. Sie kann aber dennoch sinnvoll sein, z.B. wenn ein Neukunde zum ersten Mal bei Ihnen bestellt. Denn die Auftragsbestätigung hat den Vorteil, dass sie die Vereinbarung klar zusammenfasst und schriftlich festhält. So können Missverständnisse vermieden werden.
Ist eine Auftragsbestätigung bindend?
Eine Auftragsbestätigung ist nicht automatisch verpflichtend. Ein unehrlicher Unternehmer könnte beispielsweise nicht einfach einem Kunden – ohne dass dieser ausdrücklich ein Angebot angenommen hat oder eine Bestellung getätigt hat – eine Auftragsbestätigung schicken und so einen Kaufvertrag erzwingen.
Ein Kaufvertrag entsteht dann, wenn sowohl Kunde als auch Auftragnehmer eine Willenserklärung gemacht haben. Der Kunde tut das beispielsweise durch die Annahme eines Angebots oder durch das Tätigen einer Bestellung. Der Auftragnehmer tut es z.B. durch eine Auftragsbestätigung.
Das bedeutet: Nur wenn der Auftragsbestätigung die Annahme des Angebots oder eine Bestellung vorausgeht, ist diese binden.
Hinweis: Gibt es zwischen dem ursprünglichen Angebot und der Auftragsbestätigung Abweichungen, gilt die Auftragsbestätigung als neues Angebot. Der Kunde muss dann erst ausdrücklich dem neuen Angebot zustimmen, bevor die Auftragsbestätigung bindend ist. In solchen Fällen darf der Kunde also die Auftragsbestätigung widerrufen.
Der Text in einer Auftragsbestätigung – Welche Formulierungen sind möglich?
Um einen guten Eindruck bei Ihren Kunden zu machen, möchten Sie natürlich die passenden Formulierungen für Ihre Auftragsbestätigung finden. Hier sind einige Beispiele:
Einleitung:
„Vielen Dank für Ihren Auftrag vom XX.XX.XXXX.‟
„Hiermit bestätige ich den Eingang Ihrer Bestellung.‟
„Ich freue mich über Ihren Auftrag vom XX.XX.XXXX‟
Organisatorische Informationen:
„Wie telefonisch besprochen, wird die Ware mit Sendungsverfolgung verschickt.‟
„Die Bearbeitung Ihrer Bestellung werde ich bis spätestens XX.XX.XXXX abschließen.‟
„Voraussichtlicher Liefertermin ist der XX.XX.XXXX‟
Grußformel:
„Vielen Dank für Ihr Vertrauen!
„Ich freue mich auf unsere Zusammenarbeit!‟
„Bei Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.‟
Wichtig ist dabei natürlich nicht die genaue Formulierung, sondern, dass Ihr Kunde alle relevanten Informationen erhält und Sie als freundlich und zuvorkommend erlebt.
Was ist eine Auftragsbestätigung?
Einige Aufträge zwischen zwei Unternehmen oder mit einem privaten Geschäftspartner werden formlos mündlich oder per E-Mail erteilt. Um alle Einzelheiten des Auftrags festzuhalten, kann der Auftragnehmer eine schriftliche Bestätigung an den Auftraggeber schicken.
Mit Zusendung der Bestätigung teilt ein Verkäufer oder Produzent mit, dass er bereit ist, einen Vertrag mit dem Auftraggeber einzugehen. Gleichzeitig stimmt der Auftragnehmer den vereinbarten Liefermodalitäten und Zahlungsbedingungen zu. Außerdem informiert der Verkäufer seinen Kunden über die geltenden allgemeinen Geschäftsbedingungen. Wenn beide Seiten einverstanden sind, handelt es sich rechtlich um zwei übereinstimmende Willenserklärungen, durch die der zugrunde liegende Kaufvertrag zustande kommt.
Sobald der Käufer zustimmt, kann der Auftragnehmer mit der Bearbeitung des Auftrags beginnen. Die Annahme gibt dem Produzenten die Sicherheit, dass er die benötigten Waren oder Rohstoffe bei seinen Lieferanten bestellen kann. Das ist vor allem dann wichtig, wenn der Verkäufer zunächst nur ein freibleibendes Angebot abgegeben hat. Das kommt in Zeiten steigender Rohstoffpreise und gestörter Lieferketten vor allem im Handwerk immer häufiger vor. Der Anbieter kann mit Abgabe des Angebots noch nicht genau sagen, zu welchem Preis er den Auftrag abwickelt oder wann er die bestellte Ware liefern kann. Erst wenn der Auftraggeber die Bestätigung angenommen hat, stimmt er den dann gültigen Preisen und Lieferfristen zu. Das gibt beiden Seiten Rechtssicherheit und schützt vor Streitigkeiten.
Welche Folgen hat die Bestätigung?
Rechtlich handelt es sich bei der Bestätigung eines Auftrags nicht um einen Vertrag, sondern lediglich um eine Willenserklärung. Das bedeutet, dass es sich nicht um einen Vertragsabschluss zwischen Käufer und Verkäufer handelt. Stattdessen bestätigt der Verkäufer entweder die vereinbarten Bedingungen oder er macht ein Gegenangebot.
Zu einem Gegenangebot kommt es immer dann, wenn der Auftragnehmer wichtige Punkte seines Angebots nachträglich ändert. Der Auftraggeber erfährt durch die Bestätigung von den Änderungen und kann einen neuen Vertrag verlangen.
Wichtig: Wenn der Käufer nicht auf die Bestätigung reagiert, gilt sein Schweigen nicht als Zustimmung. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Auftraggeber ein Unternehmen oder ein Privatkunde ist. Nur wenn der Käufer das Gegenangebot aktiv annimmt, kommt der Kaufvertrag unter den geänderten Bedingungen zustande.
Wann wird eine Auftragsbestätigung geschrieben?
Unternehmen schreiben die Bestätigung in der Regel in diesen Fällen:
- bei einem freibleibenden Angebot
- bei Änderungen an der Bestellung
- bei einer verspäteten Bearbeitung des Auftrags
- bei Änderungen am Liefertermin oder an den Lieferbedingungen
- bei einer Bestellung ohne vorhergehendes Angebot
- bei Neukunden
- auf Kundenwunsch
- bei telefonischen Bestellungen als Nachweis der Auftragserteilung
- als ausdrücklicher Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sowie die Liefer- und Zahlungsbedingungen des Verkäufers
Was muss die Bestätigung enthalten?
Es gibt keine Formvorschriften, wie die Bestätigung eines Auftrags auszusehen hat. Sie können aber in verschiedenen Buchhaltung-Softwareprogrammen ein Muster herunterladen, das alle wichtigen Angaben enthält:
- Name und Anschrift von Käufer und Verkäufer
- gegebenenfalls Logo des Verkäufers
- Kundennummer
- Ausstellungsdatum
- Betreff unter Verweis auf den Auftrag oder die Bestellung
- kurzer Dankestext für die Bestellung mit Hinweis auf die (auf der Rückseite abgedruckten oder beiliegenden) Liefer- und Zahlungsbedingungen
- Art und Menge beziehungsweise Umfang der bestellten Ware oder Dienstleistung
- Einzelpreis und Gesamtpreis, jeweils mit und ohne Mehrwertsteuer (außer bei Kleinunternehmen)
- Angabe der Kosten für Versand und Verpackung
- Lieferdatum oder Lieferzeitraum
- Verweis auf die AGB des Verkäufers
- Kontaktdaten des Auftragnehmers bei Rückfragen
- Bankverbindung des Verkäufers
- Gerichtsstand bei Streitigkeiten
- Eigentumsvorbehalt
- Gewährleistung und Mängelrüge
- wichtig bei Abänderung des vorhergehenden Angebots: Bitte um Zustimmung des Auftraggebers durch Rücksendung der unterschriebenen Bestätigung
Der explizite Hinweis auf die Allgemeinen Verkaufsbedingungen (AGB) ist vor allem bei einem Kaufvertrag zwischen zwei Unternehmen sehr wichtig. Die IHK für München und Oberbayern stellt auf ihrer Seite ein Muster zur Verfügung, das alle relevanten Angaben enthält. Hier finden Sie auch einen Mustertext, den Sie auf der ersten Seite der Auftragsbestätigung abdrucken können.
Ist eine Bestätigung des Auftrags Pflicht?
Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, dass mit Annahme eines Verkaufsangebots eine Bestätigung verschickt werden muss. Trotzdem bietet die schriftliche Zusage mehr Sicherheit. Außerdem profitieren beide Vertragsparteien von diesen Vorteilen:
- Es gibt keine Missverständnisse über die Ausführung des Auftrags.
- Eine mündliche oder telefonische Zusage wird schriftlich festgehalten.
- Sämtliche Änderungen am Angebot werden nochmals bestätigt.
- Der Auftragnehmer verweist noch einmal explizit auf seine Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Allgemeinen Verkaufsbedingungen (AGB).
- Der Käufer erfährt das genaue Lieferdatum und die Lieferbedingungen.
- Die schriftliche Bestätigung macht einen professionellen Eindruck auf die Kunden.
Unterschied Auftragsbestätigung und Bestätigungsschreiben
Im Geschäftsleben kann ein Unternehmen sowohl eine Auftragsbestätigung als auch ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben versenden. Inhaltlich sind sich beide Schreiben ähnlich, da sie die Einzelheiten des zuvor besprochenen Auftrags schriftlich bestätigen. Das kaufmännische Bestätigungsschreiben kommt aber nur bei Verträgen zwischen zwei gewerblichen Vertragspartnern zum Einsatz. Wenn es sich bei dem Käufer um einen Verbraucher als Privatkunde handelt, wird das kaufmännische Bestätigungsschreiben nicht versandt.
Der wichtigste Unterschied zwischen den beiden Schreiben liegt darin, dass das kaufmännische Bestätigungsschreiben als akzeptiert gilt, wenn der Empfänger nicht unverzüglich nach Erhalt widerspricht. In diesem Fall kommt ausnahmsweise der Grundsatz der stillschweigenden Annahme zur Geltung. Das ist bei der Bestätigung eines Auftrags anders. Wenn der Empfänger die Auftragsbestätigung nicht ausdrücklich annimmt, kommt kein Vertrag zustande. Das gilt sowohl für private Kunden als auch für Unternehmen.