3 Eine gut funktionierende Kommunikation im Unternehmen ist Voraussetzung für den wirtschaftlichen Erfolg. Mangelhafte Kommunikation führt zu Missverständnissen und Konflikten. Daher ist es wichtig, für einen reibungslosen Informationsfluss zu sorgen, nicht nur nach außen, sondern auch intern. Innenbetriebliche Kommunikation passiert mündlich ( persönliches Gespräch, Telefon ) oder schriftlich ( Mail, SMS ) Kommunikation nach außen per Telefon, Telefax, Internet oder Briefsendungen. Gegenüber der mündlichen Kommunikation hat der Schriftverkehr den Vorteil, dass alle Aussagen dokumentiert sind!
4 Der kaufmännische Schriftverkehr richtet sich nach den Gegebenheiten des Kaufens und Verkaufens ( dem Kaufvertrag ). Schriftverkehrsarbeiten werden behandelt von Seiten des Käufers oder Verkäufers. Käuferseite: Anfrage, Bestellung und Mängelrüge Verkäuferseite: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung es beginnt mit der Anfrage, die Antwort darauf ist das Angebot, dann folgt die Bestellung, es folgt oft noch eine Auftragsbestätigung, mit der Lieferung kommen noch Lieferscheine und Rechnung.
5 Wenn Probleme auftreten, muss der Schriftverkehr entsprechend erweitert werden: Bei Verspätung der Lieferung, spricht man vom Lieferverzug, wird die Lieferung nicht angenommen, so ist das ein Annahmeverzug, ist die Lieferung mangelhaft, so wird mittels Mängelrüge reklamiert werden Zahlungsverpflichtungen nicht erfüllt, so wird eine erste Mahnung geschrieben, usw.
6 DIE ANFRAGE Eine Anfrage dient der Einholung von Angeboten. Anfragen sollten an mehrere Lieferanten gerichtet sein, sie sind rechtlich nicht bindend. Die Anfrage verpflichtet den Anfragenden nicht auf das folgende Angebot des Lieferanten zu bestellen. Für Anfragen gibt es keinen gesetzlich vorgeschriebenen Formzwang, d.h. sie können mündlich, schriftlich, telefonisch, per Fax, per usw. erfolgen.
7 Empfänger sind Firmen, Betriebe, bestehende oder ev. neue Lieferanten, die vielleicht noch preisgünstiger anbieten können. Neue Kontakte erschließen sich beim Besuch von Messen und Ausstellungen, oder lassen sich einfach im Internet oder Branchenbücher zu finden. In der Praxis kommt die bestimmte Anfrage am häufigsten vor. Hier wird genau nach einer bestimmten Ware oder Dienstleistung angefragt. Jede Anfrage sollte möglichst konkret und sorgfältig formuliert sein (ev. Muster), damit der Lieferant sich ein genaues Bild über Ihre Wünsche und Vorstellungen machen kann.
8 Möglicher Inhalt einer bestimmten Anfrage: Anschrift Datum Betreff, Bitte um ein Angebot Anrede Information, wie man auf diesen Anbieter aufmerksam geworden ist konkrete Warenbezeichnung (Menge, Qualität, Farbe etc.) gewünschten Angebots und Liefertermin Die Bitte um Preisliste, Liefer- und Zahlungsbedingungen formulieren Sie Details zu Garantie, Gewährleistungen usw. Tipp: Hinweis auf langfristige Zusammenarbeit Dank im Voraus
9 Zusätzlich können Sie angeben: Frage nach Verpackungsart und kosten Hinweis auf künftigen Bedarf bitte um Referenzen und weitere Informationen über den Anbieter Frage nach Sonderleistungen wie z.b. Rabatte Richtlinien zur Textgestaltung - ÖNORM A 1080 für Papier- und Kuvertformaten - ÖNORM A 1067
10 Wenn nicht nach einer bestimmten Ware gefragt wird, versendet man eine allgemeine Anfrage. Damit kann man sich einen Überblick über Waren ( oder Dienstleistungen) verschaffen. Man bittet den Anbieter in einer allgemeinen Anfrage um Kataloge, Prospekte, Muster oder Vertreterbesuche. Die Anfrage sollte enthalten: Anschrift Datum in der Betreffzeile: Anfrage Anrede Hinweise wie die Adresse des Anbieters ermittelt wurde Selbstauskunft
11 die Bitte um Prospekt, Katalog, Preislisten die Bitte um Verkaufs- und Lieferbedingungen Tipp: Hinweis auf längerfristige Zusammenarbeit Danke im Voraus Durch die Anfrage wird ermittelt, zu welchen Preisen und Bedingungen Waren oder Dienstleistungen zu beziehen sind. Mit dem Angebot reagiert ein Anbieter auf die Anfrage.
12 DAS ANGEBOT Ein Angebot ist ein Willenserklärung, Waren oder Dienstleistungen zu angegebenen Bedingungen abzugeben. Das Angebot zielt auf die Bestellung des Empfängers. Jedes Angebot muss mit besonderer Sorgfalt formuliert und gestaltet werden. Wir unterscheiden mehrere Arten von Angeboten.
13 Nach der kaufmännischen Wirkung des Angebots: das verlangte Angebot - aufgrund einer Anfrage das unverlangte Angebot - angebotsähnliche Formen, wie Werbebriefe oder Sonderangebote das wiederholte Angebot - z.b. Nachfassbriefe, ursprüngliche Angebot wird erneut, spezifiziert
14 Nach der rechtlichen Wirkung des Angebots: das bindende Angebot - Menge, Art, Liefer- und Zahlungsbedingungen sind genau angegeben das unverbindliche Angebot - enthält eine Freizeichnungsklausel, z.b. ohne Gewähr, solange der Vorrat reicht das befristete Angebot - ein Gültigkeitsdatum angegeben ist
15 Beachten Sie: Ein Angebot ohne Angabe der Bindungsdauer ist nicht unbegrenzt gültig. Mündliche und fernmündliche Angebote gelten nur für die Dauer des jeweiligen Gespräches. Im Gegensatz zur Anfrage ist das Angebot rechtsverbindlich. In Verbindung mit der Annahme, Zusage oder Bestellung gilt das Angebot als Kaufvertrag. Anpreisungen von Waren, die nicht an eine bestimmte Person, sondern an die Allgemeinheit gerichtet sind, gelten nicht als Angebot im rechtlichen Sinn.
16 Möglicher Inhalt eines Angebots: Dank für die Anfrage beim unverlangten Angebot eine attraktive Einleitung Angaben über die Art der Ware, Mengen, Warenzeichen, Preis, etc. sind so genau wie möglich anzuführen etwaige Versandart nennen, Lieferort und Verpackungskosten Zahlungsbedingungen angeben Erfüllungsort und Gerichtsstand Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen Danke im Voraus
17 Angbotsvergleich Nach eingegangenen Angeboten muss der Auftraggeber der beste bzw. die günstigste Einkaufsmöglichkeit auswählen. Im Angebotsvergleich werden die Angebote miteinander verglichen, entsprechend sortiert und ausgewertet und führen dann zu einer Kaufentscheidung. Bei einem mehrstufigen Auswahlverfahren wird eine bestimmte Zahl der besten Angebote zur Überprüfung herangezogen. Im jeweiligen Vergleich spielen Quantitative und Qualitative Faktoren die entscheidende Rolle.
18 Quantitative Faktoren: Preis Transportkosten, Verpackungskosten Rabatt Sonderangebote Skonto Zahlungsspielraum Lieferzeiten Bezugskonditionen Quantitative Faktoren lassen sich in Geldeinheiten bewerten.
19 Qualitative Faktoren: Termintreue Kundendienst und Service Qualität der Güter Vertragsabwicklung Kulanzverhalten bei Reklamationen Umweltfreundlichkeit der Materialien Entsorgung wird übernommen Bereitschaft zur Anpassung Im Gegensatz zu den quantitativen Faktoren lassen sich die qualitativen nicht einfach in Geldeinheiten bewerten. Diese Faktoren werden später im Mehrfaktorenvergleich mit den quantitativen verrechnet.
20 Angebotspreise vergleichen Im Angebotsvergleich wird der Bezugspreis errechnet. Der Bezugs- oder Einstandspreis sagt aus, wie viel Sie zu zahlen haben. Zahlbar ohne jeden Abzug bedeutet, dass der Kunde kein Skonto (Rabatt für Sofortzahlung) abziehen darf sondern den Gesamtbetrag sofort zahlen muss. Preisnachlässe sind z.b. Rabatt (Mengen-, Treue- oder Sonderrabatt) oder Bonus (nachträglich gewährt).
21 Vergleich der Lieferungs- und Zahlungsbedingungen Die unterschiedlichen Zahlungsbedingungen der einzelnen Anbietern sind zu beachten. Häufig wird in der Praxis Skonto verwendet. Es handelt sich um einen Preisnachlass, der bei Bezahlung innerhalb einer Frist gewährt wird. Skonto wird vom Rechnungsbetrag und damit vom Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer gezogen. Beispiel: Innerhalb von 7 Tagen abzüglich 2% Skonto, innerhalb von 30 Tagen netto. wenn Sie innerhalb von 7 Tagen bezahlen, können Sie 2 % des Preises für sich behalten Wenn Sie innerhalb von 8 bis 30 Tagen bezahlen, müssen Sie den vollen Preis begleichen später können Verzugszinsen anfallen
22 Alle Einzelheiten (Zeitpunkt, Verpackung, Art und Kosten, Versicherungen etc.) sollten in den Lieferbedingungen vereinbart werden. Wenn keine spezielle Abmachung erfolgt ist, dann trägt der Verkäufer die Verpackungskosten. Der Käufer hat aber die Kosten für Versand und Verpackung zu zahlen. Wenn nirgends festgeschrieben wird, wer bei einer Lieferung frei Haus die Versicherungskosten zu tragen hat, kommt es leicht zum Streit. Um dieses Problem zu vermeiden sollten INCOTERMS verwendet werden. Diese sind klar definiert und international anerkannt.
23 Vergleich der Qualität Die nicht quantifizierbaren Bedingungen können in vieler Hinsicht berücksichtigt werden: - Lebens- und Nutzungsdauer - Belastbarkeit - Haltbarkeit - Umweltfreundlichkeit usw. Sie können entscheidend sein, aber lassen sich oft nicht rechnerisch exakt erfassen. Das billigste Angebot ist nicht unbedingt das geeignetste, insbesondere, wenn die Qualität des Produkts deutlich schlechter ist.
24 DIE BESTELLUNG Die Angebotsbearbeitung bereitet die Bestellentscheidung vor. Eine Bestellung ist ein Auftrag an einen Lieferanten, eine bestimmte Ware zu liefern, eine verbindliche Willenserklärung des Käufers, Waren zu festgelegten Bedingungen zu kaufen. Die Bestellung ist rechtlich bindend, das heißt: - Lieferpflicht für die Lieferanten - Abnahme- und Zahlungspflicht für den Besteller
25 Bestellungen müssen eindeutig abgefasst werden, damit Irrtümer ausgeschlossen werden können. Ein Kaufvertrag ist ab der Bestellung bzw. ab der Auftragsbestätigung rechtsgültig abgeschlossen. Die Bestellung ist an keine bestimmte Form gebunden. Es werden daher häufig die Angaben des Angebotes in der Bestellung wiederholt. Bestellungen werden in der Regel von der Einkaufsabteilung eines Unternehmens vorgenommen. In der Praxis stellt der Lieferant spezielle Bestellkarten oder Bestellscheine zur Verfügung. So können wiederkehrende Bestellungen rasch und effizient erledigt werden.
26 Inhalt einer schriftlichen Bestellung: Hinweis auf das Angebot, Prospekt Bestellerklärung in der Betreffzeile genaue Angabe der bestellten Ware Menge Preis (Hinweis auf im Angebot angeführte Rabatt etc.) Lieferbedingungen Zahlungsbedingungen Bestellungen sind meistens fortlaufend nummeriert. Wiederkehrende Bestellungen können durch standardisierten Bestellmechanismen mittels EDV (ohne erneute Produkteingabe) per Mausklick erledigt werden.
27 Bestellungen allgemein können auf zwei Arten erfolgen: als Annahme eines vom Lieferanten gestellten Angebots - hier gelten die im Angebot genannten Bedingungen, bei Abweichungen vom Angebot ist der Verkäufer darauf aufmerksam zu machen! als Auftrag an den Lieferanten, eine bestimmte Ware zu bestimmten Bedingungen zu liefern, ohne dass vorab ein Angebot erfolgte. In diesem Fall muss der Lieferant den in der Bestellung genannten Bedingungen durch eine Auftragsbestätigung zustimmen.
28 Die Bestellung wird verbindlich, wenn sie den Empfänger erreicht. Stellt der Käufer fest, dass ihm bei der Bestellung ein Fehler unterlaufen ist oder möchte er den Auftrag stornieren, kann er die Bestellung widerrufen. Falls in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen keine andere Regelung getroffen wurde, ist rechtlich ein Widerruf nur wirksam, wenn dieser spätestens gleichzeitig mit der Bestellung eintrifft.
29 DIE AUFTRAGSBESTÄTIGUNG Die Auftragsbestätigung ist grundsätzlich eine Bestätigung des Bestelleingangs und wiederholt die Vereinbarungen in der Bestellung. Manchmal wird ohne zwingende Notwendigkeit aus Höflichkeit die Annahme der Bestellung bestätigt: - Bestellung erfolgt telefonisch/mündlich - es im Betrieb so üblich ist In einigen Fällen ist eine Auftragsbestätigung jedoch zwingend erforderlich: - wird eine Bestellung abgeändert - erfolgt eine Bestellung zu spät oder - bestellt ein Kunde, ohne dass er zuvor ein Angebot erhalten hat - wenn der Kunde es wünscht
30 Eine Auftragsbestätigung macht auch Sinn, wenn ein Kunde das ersten Mal bestellt. So können Missverständnisse ausgeschlossen werden. Auch die Auftragsbestätigung ist an keine bestimmte Form gebunden, sie wird jedoch in den meisten Fällen schriftlich erstellt. So ist die Beweislage gesichert. Damit eine Auftragsbestätigung tatsächlich als Beweismittel dient, kommt es darauf an, dass sie wichtige Angaben erhält. Das Unternehmen, das eine Auftragsbestätigung erstellt, verpflichtet sich den Auftrag zu den im Angebot festgelegten oder in einer Auftragsverhandlung vereinbarten Konditionen auszuführen.
31 Folgende Punkte sollte ein Auftragsbestätigung enthalten: Bezeichnung und Menge der Ware Preis der Ware Datum für die Lieferung Regelungen über die Warenlieferung Kosten für Fracht und Verpackung Zahlungsbedingungen Gerichtsstand Eigentumsvorbehalt Die Auftragsbestätigung sollte möglichst umgehend nach der Auftragserteilung erstellt werden.
32 DER LIEFERSCHEIN Der Lieferschein wird auch als Warenbegleitschein bezeichnet und wird zusammen mit der gelieferten Ware verschickt. Er gewährt Auskunft über die gelieferte Ware, ob tatsächlich alle Waren die im Lieferschein aufgeführt wurden, im Lieferumfang enthalten sind. Während ein Unternehmer für gelieferte Waren eine Rechnung schreiben muss, so muss er keinen Lieferschein erstellen.
33 Man kann einen Lieferschein schreiben, doch ist das gesetzlich nicht vorgeschrieben. In den meisten Fällen wird jedoch ein Lieferschein erstellt und dient als Grundlage für die sachliche Prüfung der Rechnung. Der Lieferschein ist immer ein Formular, kann auch elektronisch erstellt werden. Viele Unternehmen nutzen zur Erstellung von Lieferscheinen Software, beispielsweise eine Rechnungs- oder eine Buchführungssoftware. Die Daten, die in Form eines Angebotes oder einer Auftragsbestätigung vorliegen, werden für den Lieferschein verwendet. Sind im Regelfall mit laufender Nummer gekennzeichnet.
34 Auf dem Lieferschein können alle möglichen Angaben vermerkt sein, folgende Punkte sollte aber enthalten: Namen von Lieferant und Empfänger Bestelldatum/Bestellnummer Auftragsdatum/Auftragsnummer Lieferdatum Menge und Bezeichnung der Ware eventuell Preise Zahlungsbedingungen eventuell Sachbearbeiter Firmenzusatzdaten, Bankverbindungen Eigentumsvorbehalt Der Lieferschein kann einer von mehreren möglichen Begleitpapieren sein ( Frachtdokumente, Ursprungszeugnis, Zollerklärung, Gegenschein etc.)
35 Lieferschein = Urkunde Dient als Dokument, muss genau wie ein Angebot und eine Auftragsbestätigung 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Wenn die Rechnung jedoch auf den Lieferschein verweist, es ist ratsam auch den Lieferschein 10 Jahre aufzubewahren und am besten direkt an die Rechnung zu heften. Wenn ein Lieferschein alle Pflichtangaben einer Rechnung beinhaltet und auch als Rechnung verwendet werden soll, dann ist es kein Lieferschein mehr und muss als Rechnung gekennzeichnet werden. Eine Kombination aus Lieferschein und Rechnung in einem Dokument ist aber problematisch. In den meisten Fällen sollte man aufgrund der mangelnden Transparenz besser darauf verzichten. Das Unternehmen, das einen Lieferschein ausstellt, muss den Lieferschein in Form einer Kopie aufbewahren, das Original erhält der Empfänger(Käufer).
36 Bei elektronische Aufbewahrung werden die Lieferscheine eingescannt, wobei muss sichergestellt werden, dass der Eingangsstempel gut leserlich ist, ansonsten das Dokument als ungültig erklärt werden kann. Der Lieferschein selbst kann nicht als Beleg für eine Zahlungsforderung dienen, auch nicht im rechtlichen Sinn. Übernahme per Lieferschein werden die Waren vollständig geliefert, passiert eine ordnungsgemäße Übernahme - Lieferschein (original) bleibt beim Empfänger - Kopie bzw. ein Gegenschein bleit beim Verkäufer Gegenschein = ist eine Durchschrift des Lieferscheines, welche durch eine Unterschrift bestätigt wird
37 werden die Waren nicht vollständig geliefert, muss im Lieferschein angegeben werden! - kann der Verkäufer nicht alle Ware liefern, muss im Lieferschein angeben ob die Ware später geliefert wird und wann sie voraussichtlich geliefert wird - stimmt die Warenlieferung nicht mit dem Lieferschein überein, so muss der Warenempfänger das dem Lieferanten mitteilen (Vermerk im Lieferschein) - bei Zweifel über eine korrekte Lieferung sollte vor der Unterschrift der Vermerk: Mit Vorbehalt übernommen stehen - werden nicht alle Waren, die im Lieferschein aufgeführt sind, geliefert, so kann der Kunde eine Nachlieferung verlangen
38 Eigentumshinweis = Rechtssicherheit Der Hinweis, dass die gelieferte Ware bis zur vollständigen Bezahlung im Eigentum des Absenders verbleibt. Sie setzt bei Rechtsstreitigkeiten über Teilzahlungen eine klare Linie fest. Der Eigentumsvorbehalt sollte eigentlich im schriftlichen Kaufvertrag oder zumindest in Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) enthalten sein. AGB = Allgemeine Geschäftsbedingungen Sie ist ein Bestandteil aller Verträge. Meistens handelt es sich dabei um bereits vorformulierte Vertragsbedingungen, die von beiden Vertragsparteien akzeptiert werden müssen, wenn es zum Abschluss eines Vertrages bzw. Geschäftes kommt.
39 DIE RECHNUNG Rechnungen sind Urkunden, wo Lieferungen oder Leistungen abgerechnet werden. Eine Rechnung muss bestimmte Pflichtbestandteile enthalten. Ist das nicht der Fall, hat der Leistungsempfänger keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Rechnungen sollten Hinweise auf Zahlungsbedingungen samt Bankverbindungen und mögliche Verzugszinsen und Mahnspesen enthalten. Die Rechnungen sind im Original sieben Jahre hindurch aufzubewahren. Form der Aufzeichnung: in Papierform (Schriftstücke) in elektronisch gespeicherte Form oder mittels optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische Speicherplatte)
40 Zeitraum Die Sieben-Jahres-Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. So sind z.b. die Belege des Kalenderjahres 2009 bis Ende des Kalenderjahres 2016 aufzubewahren. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind. ( Quelle: WKO.at )
41 DIE 11 ERFORDERLICHEN RECHNUNGSMERKMALE gemäß 11 UStG 7 Muster GmbH FN a Musterstr. 1 1 Handelsgericht Wien 1111 Wien ATU Firma Wien, am Mustermann GmbH 1000 Wien Rechnung 060/12 Kd-Nr: Ihre UID: ATU Ihre Bestellung vom: Lieferdatum: Menge Einheit Artikel Artikel-Nr. Einzelpreis Ust 20% Gesamtbetrag EUR 300 Stk. P-Band , , Stk. Kraftlocher , , Stk. Geschäftsbuch , ,00 Zahlungsbedingungen: Nettobetrag 9020,00 14 Tage 2% +20%Ust 1804,00 30 Tage netto Gesamtbetrag brutto ,00 wenn zutreffend: igl: steuerfreue innergemeinschaftliche Lieferung RC: Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger 4&5 8 Wir danken für Ihren Auftrag und ersuchen um Überweisung des Betrages auf unser Konto Nr bei der Muster Bank. BLZ
42 Für Inlandsrechnungen bis EUR 400 (inkl. Ust): 1 Name und Anschrift des Liefer-/Leistenden 2 3 Beschreibung der Lieferung (Menge und Bezeichnung) oder Leistung (Art und Umfang) Tag der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistung Entgelt für die Lieferung/Leistung (brutto inkl. Ust) Steuersatz bzw. Hinweis auf Befreiung oder Übergang der Steuerschuld Ausstellungsdatum (Inland: max. 6 Monate; Ausland: längstens bis zum 15. ds Folgemonats nach Lieferung/Leistung)
43 Über EUR 400 (inkl. USt) zusätzlich: 7 Name und Anschrift des Empfängers 8 Steuerbetrag ( und Entgelt netto) 9 UID-Nr. des Liefernden / Leistenden 10 Fortlaufende Rechnungsnummer - über EUR (inkl. USt) oder Bauleistungen(BL) im Inland - bei innergemeinschaftlichen Lieferung (igl) oder (RC) Reverse Charge im Ausland zusätzlich: 11 UID-Nr. des Empfängers