Anlage N ⇒ Grundsätzlich gilt Werden Aufwendungen, die beim Arbeitnehmer Werbungskosten sind, vom Arbeitgeber erstattet, sind die erstatteten Beträge als Arbeitslohn zu behandeln. Im Gegenzug kann der Arbeitnehmer die Aufwendungen, die er getragen hat, als Werbungskosten geltend machen. Dies bedeutet: Erhält
der Arbeitnehmer von ihm geleistete beruflich veranlasste Ausgaben von seinem Arbeitgeber erstattet, handelt es sich um Arbeitslohn, der steuerpflichtig und im Bruttolohn der Lohnsteuerbescheinigung enthalten ist. Im Gegenzug kann der Arbeitnehmer seine beruflichen Kosten, die er getragen hat, als Werbungskosten abziehen. Jeder Arbeitnehmer erhält die Entfernungspauschale unabhängig von der Höhe seiner Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. ♦
Anrechnung auf die Entfernungspauschale
Die folgenden steuerfreien bzw. pauschal versteuerten Arbeitgeberleistungen sind auf die anzusetzende und ggf. auf 4.500 € begrenzte Entfernungspauschale anzurechnen:
- nach § 8 Absatz 2 Satz 11 EStG (44 Euro-Grenze) steuerfreie Sachbezüge für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte,
- nach § 8 Absatz 3 EStG steuerfreie Sachbezüge für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bis höchstens 1.080 Euro (Rabattfreibetrag),
- der nach § 40 Absatz 2 Satz 2 EStG pauschal besteuerte Arbeitgeberersatz bis zur Höhe der abziehbaren Entfernungspauschale (siehe Tz. 5).
Die vorgenannten steuerfreien oder pauschal besteuerten Arbeitgeberleistungen sind vom Arbeitgeber zu bescheinigen (§ 41b Absatz 1 Satz 2 Nummer 6 und 7 EStG).
♦ Steuerfrei erstattete Beträge
Wenn der Arbeitgeber die Aufwendungen des Arbeitnehmers steuerfrei erstatten durfte, sind diese Erstattungsbeträge nicht im Bruttolohn enthalten. Die Erstattungsbeträge sind auf die Werbungskosten des Arbeitnehmers anzurechnen. Andernfalls würde dies zu einer doppelten Begünstigung führen (steuerfrei bzw. pauschal besteuert + Abzug als Werbungskosten).
Dies bedeutet: In den Fällen, in denen der Arbeitgeber
- an Sie gezahlte Fahrgelder oder die Benutzung eines Firmenwagens pauschal besteuert (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG) oder
- Ihnen ein Job-Ticket / Monatskarte steuerfrei überlässt (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG / 44 € - Grenze / 50 €-Grenze / Werte bis 2021 / ab 2022)
werden Ihnen die Erstattungsbeträge auf die Entfernungspauschale angerechnet.
♦ Pauschalierung
Der Arbeitgeber kann die Steuer auf den Kostenersatz bis zur Höhe der abziehbaren Entfernungspauschale mit 15 % von 2.185 € = 327.75 € Lohnsteuer pauschal übernehmen (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG).
Anlage N
Dazu mehr im BMF-Schreiben zur Entfernungspauschale Beitrag 3.0, Tz 1.9
Mit Verfügung der OFD Cottbus vom 17. März 2004 - S 2351 - 8 - St 212 wurde zur Frage der Anrechnung von steuerfreien Leistungen des Arbeitgebers für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte - z. B. in Form von Job-Tickets - auf die Entfernungspauschale Stellung genommen. Derartige - z. B. bisher nach § 3 Nr. 34 EStG - steuerfreie Zuschüsse und Sachbezüge mindern die mit der Entfernungspauschale abziehbaren Werbungskosten für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Durch das HBeglG 2004 wurde die Vorschrift des § 3 Nr. 34 EStG ab dem VZ 2004 ersatzlos gestrichen. Der Vorteil aus der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln (z. B. Job-Ticket) kann jedoch für Arbeitnehmer von Verkehrsbetrieben im Rahmen des § 8 Abs. 3 EStG (Rabattfreibetrag) steuerfrei bleiben. Dennoch sind derartige steuerfreie Sachbezüge weiterhin auf die Entfernungspauschale für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte anzurechnen (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 Satz 5 EStG). Aus diesem Grund sind etwaige st euerfreie Bezüge auch weiterhin in der Lohnsteuerbescheinigung einzutragen (§ 41 b Abs. 1 Nr. 6 und 7 EStG 2005).
Zwischen dem Verband Deutscher Verkehrsunternehmen und dem Bundesministerium der Finanzen wurde bereits im Jahr 2001 eine Regelung dahingehend getroffen, dass ab dem VZ 2002 eine Bescheinigung von steuerfreien Zuwendungen auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers nur noch dann vorgenommen werden muss, wenn der Arbeitnehmer die Sachzuwendung seines Arbeitgebers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte - beispielsweise in Form eines Job-Tickets - tatsächlich erhalten hat. Sofern der ausgegebene Dienstausweis bisher gleichzeitig als Freifahrtberechtigung diente, sollten die Verkehrsunternehmen ihr Abrechnungssystem dahingehend umstellen, dass die Dienstausweise nicht mehr generell als Freifahrtberechtigung dienen. Nur dem Arbeitnehmer, welcher das Verkehrsmittel des Arbeitgebers tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen will, soll ein sog. Job-Ticket ausgegeben und der jeweilige steuerfreie geldwerte Vorteil auf der Lohnsteuerkarte ausgewiesen werden.
Hier ist bekannt geworden, dass die o. g. Umstellung - d. h. eine Trennung des Dienstausweises in Betretungsausweis, Freifahrtausweis und Ausweis für Dienstfahrten - bei den Berliner Verkehrsbetrieben erst zum 1. Juli 2005 vorgenommen wurde. Die betroffenen Arbeitnehmer können erst ab diesem Datum eindeutig dokumentieren, ob sie tatsächlich das Verkehrsmittel ihres Arbeitgebers für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Anspruch genommen haben oder nicht. Da diese Maßnahme noch nicht für das Jahr 2004 greift, wurde bei allen Arbeitnehmern der BVG aufgrund der „bloßen Möglichkeit“ der privaten Verwendung des Dienstausweises, einschl. der Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, auf der Lohnsteuerbescheinigung 2004 die steuerfreie unentgeltliche Freifahrtberechtigung eingetragen. Die Eintragung wurde auch in den Fällen vorgenommen, in denen der Arbeitnehmer bereits zu Beginn des Jahres 2004 gegenüber der BVG erklärt hat, den Dienstausweis nicht für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen zu wollen.
Bei der BVG beschäftigte Arbeitnehmer machen nunmehr im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung 2004 Werbungskosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem Pkw geltend und zwar ohne Anrechnung des auf der Lohnsteuerbescheinigung eingetragenen steuerfreien Betrages.
Für eine einheitliche Verfahrensweise bitte ich, derartige Fälle wie folgt zu lösen:
Sofern der Steuerpflichtige nachweist bzw. glaubhaft macht, mit dem eigenen Pkw zur Arbeit gefahren zu sein - z. B. einen Nachweis über die gefahrenen Kilometer anhand von Inspektionsrechnungen vorlegt - und somit die Möglichkeit der unentgeltlichen Beförderung nicht in Anspruch genommen hat, sind die geltend gemachten Aufwendungen (Entfernungspauschale) nicht um die bescheinigte steuerfreie Arbeitgeberleistung zu kürzen. Ein weiterer Anhaltspunkt für die Nichtnutzung der Freifahrtberechtigung könnte eine vom Steuerpflichtigen bereits zu Beginn des Jahres 2004 darüber abgegebene Erklärung zum Lohnkonto 2004 bei der BVG sein. Zur Plausibilitätsprüfung könnte ein Vergleich mit den vom jeweiligen Steuerpflichtigen für vorangegangene Veranlagungszeiträume geltend gemachten Aufwendungen vorgenommen werden.
Jedoch sollte unter Abwägung der steuerlichen Auswirkung für diese Fälle weiterer als der o. g. Ermittlungsaufwand vermieden werden.